Consentimento para promoções por WhatsApp, SMS e email (modelo)

Como usar este modelo

1. Preenche a identificação do salão no topo: nome comercial, nome ou firma de quem explora o negócio, NIF, morada, telefone e email. O cliente tem de saber quem lhe vai escrever. A lei proíbe enviar marketing escondendo a identidade do remetente (Lei 41/2004, art. 13.º-A, n.º 4).
2. Escreve em concreto o que vais enviar: promoções, novidades de serviços, campanhas de época, oferta de aniversário. Quanto mais específico for o texto, mais fácil é mostrar que o consentimento foi informado.
3. Imprime sem nada assinalado. É o cliente que assinala, à mão, cada canal que aceita. Caixas pré-assinaladas não valem como consentimento (RGPD, considerando 32).
4. Pede o nome, a data e a assinatura e guarda a folha junto da ficha do cliente, em papel ou digitalizada. Vê o que podes guardar na ficha em Ficha de cliente no salão e o RGPD.
5. Passa os canais aceites para uma lista que consultas antes de cada campanha. Quando alguém pedir para sair, atualiza a lista nesse mesmo dia.

O que a lei exige

• Autorização prévia e expressa. Para enviar marketing direto a pessoas singulares por email, SMS, MMS «e outros tipos de aplicações similares», precisas de consentimento prévio e expresso (Lei 41/2004, art. 13.º-A, n.º 1). A lei não fala do WhatsApp. No nosso entendimento, entra nas «aplicações similares» e segue a mesma regra, mas é uma interpretação: a Diretriz 2022/1 da CNPD não fala do WhatsApp.
• Consentimento válido. Tem de ser livre, específico, informado e inequívoco, dado por um ato positivo claro (RGPD, art. 4.º, ponto 11). Por isso há uma caixa por canal: aceitar email não quer dizer aceitar WhatsApp.
• Prova. Cabe-te a ti provar que o cliente consentiu (RGPD, art. 7.º, n.º 1). Segundo a CNPD, deves manter uma lista atualizada de quem consentiu e dos clientes que não se opuseram (Diretriz 2022/1).
• Retirar tem de ser tão fácil como aceitar. O cliente pode retirar o consentimento a qualquer momento, tão facilmente como o deu (RGPD, art. 7.º, n.º 3). Cada email tem de indicar um contacto válido para pedir o fim das mensagens (Lei 41/2004, art. 13.º-A, n.º 4). Fazer o mesmo no SMS e no WhatsApp é a forma mais simples de cumprir.
• Chamadas. Segundo a CNPD, as chamadas de marketing feitas por uma pessoa também estão abrangidas. Se telefonas a clientes para oferecer promoções, acrescenta uma linha «Chamada telefónica» à tabela.

Em Portugal, o RGPD é executado pela Lei n.º 58/2019 e a autoridade de controlo é a CNPD. Explicamos o enquadramento completo em Promoções por WhatsApp, SMS e email: o que a lei permite a um salão.

Clientes que já tens: a exceção dos serviços análogos

Há uma exceção. Se obtiveste o contacto do cliente quando lhe vendeste um serviço, podes usá-lo para promover serviços teus análogos aos que ele comprou, sem consentimento prévio. Em troca, tens de lhe dar a possibilidade de recusar, de forma gratuita e fácil, no momento em que recolhes o contacto e em cada mensagem (Lei 41/2004, art. 13.º-A, n.º 3). Para serviços diferentes, a CNPD exige consentimento prévio e expresso. Nem sempre é claro o que conta como «análogo»: uma cliente de manicure que recebe uma promoção de depilação estará no mesmo caso? Na dúvida, pedir autorização com este modelo é o caminho mais seguro.

O que adaptar ao teu salão

• Canais: apaga os que não usas. Se usas chamadas, acrescenta essa linha.
• Conteúdo e frequência: descreve o que costumas enviar. Se um dia quiseres enviar ofertas de parceiros, isso é outra finalidade e deve ter uma caixa própria.
• Forma de sair: escolhe uma palavra (por exemplo, SAIR) e um email, e usa sempre os mesmos em todas as mensagens.
• Fotografias: não juntes aqui a autorização para publicar fotos. Usa o modelo de autorização de uso de fotografias.
• Lembretes de marcação: no nosso entendimento, confirmar ou lembrar um serviço já marcado não é marketing direto, porque a norma só se aplica a «fins de marketing direto». Não encontrámos nenhuma fonte oficial que o diga expressamente, por isso não metas promoções dentro dos lembretes. Vê quando e como enviar lembretes.

Erros comuns

• Uma só caixa «aceito receber comunicações» para todos os canais.
• Caixas já assinaladas, ou a autorização escondida nas condições da marcação.
• Pôr o consentimento como condição para marcar. Se não for livre, não vale.
• Adicionar clientes a listas de difusão no WhatsApp sem ter a folha assinada. Vê como organizar o canal em WhatsApp Business para salões de beleza.
• Não anotar quem pediu para sair e voltar a enviar-lhe mensagens na campanha seguinte.

O que fazer amanhã

1. Adapta o modelo e imprime algumas cópias para a receção.
2. Pede a folha a cada cliente quando faz o pagamento, sem insistir.
3. Antes da próxima campanha, compara a tua lista de contactos com as folhas assinadas.

Este modelo é um ponto de partida e não substitui aconselhamento jurídico. Adapta-o aos canais, aos serviços e à forma de trabalhar do teu negócio e, em caso de dúvida, confirma com um jurista ou com a CNPD.