Mapa de marcações semanal para imprimir (modelo grátis)

O que tem este mapa de marcações

O modelo cabe numa única folha para a semana inteira. Assim, quem está ao balcão vê de relance onde há vagas, sem folhear páginas.

• Cabeçalho: nome do salão, semana a que a folha diz respeito e nomes das duas profissionais (coluna A e coluna B), com espaço para as folgas.
• Grelha: 22 linhas, das 09:00 às 19:30. A última linha corresponde à marcação que começa às 19h30 e acaba às 20h00.
• Colunas: seis dias, cada um dividido em A e B, o que dá 12 colunas de marcações, mais a coluna das horas.
• Legenda: letras curtas para marcar o estado de cada marcação (confirmada, faltou, desmarcou, remarcada).
• Desmarcações e lista de espera: uma tabela pequena para anotar quem quer vaga e quem ficou de ser contactado.
• Notas da semana: linhas livres para encomendas, recados ou mudanças de horário.

Como imprimir e preencher

1. Imprime em A4 na horizontal. Com 13 colunas, ao alto as células ficam estreitas demais para escrever. Se tens letra grande, imprime em A3 ou usa uma folha por profissional.
2. Prepara a folha antes de a semana começar. Escreve as datas e os nomes e risca logo as folgas, o almoço e as horas em que não atendes. Uma célula riscada evita que alguém marque ali por engano.
3. Uma marcação, um bloco. Escreve o nome da cliente e o serviço na primeira célula e desenha uma seta para baixo até à célula em que o serviço acaba. Quem marcar a seguir vê logo que o espaço está ocupado.
4. Escreve a lápis. As remarcações acontecem; com caneta a folha fica ilegível a meio da semana.
5. Usa a legenda no fim de cada dia. Uma letra ao lado de cada marcação (C, F, D ou R) mostra-te no fim do mês quem falta ou desmarca com frequência.

O que adaptar ao teu salão

• Horário: se abres às 10h ou fechas às 19h, apaga as linhas que sobram no Word. Se trabalhas ao domingo, acrescenta duas colunas.
• Intervalo: 30 minutos é um bom meio-termo entre espaço e detalhe. Se fazes muitos serviços curtos, passa para 15 minutos, mas ficas com o dobro das linhas e precisas de uma folha por dia. Para acertar a duração de cada serviço e as folgas entre clientes, vê o guia tempos de serviço e intervalos na agenda.
• Número de profissionais: com três ou mais pessoas, a folha semanal fica ilegível. Usa uma folha por dia com uma coluna por profissional, ou lê o guia sobre o salão com vários profissionais.
• Salas em vez de pessoas: em estética ou massagens, as colunas A e B podem ser cabines ou marquesas em vez de profissionais.
• Legenda: acrescenta as letras de que precisas, por exemplo P para marcações com sinal pago.

Erros comuns com a agenda em papel

• Duas agendas ao mesmo tempo. A folha no balcão e as notas no telemóvel acabam por não bater certo. Escolhe uma fonte única e passa tudo para lá no próprio dia.
• Não marcar o fim do serviço. Só com o nome na hora de início, a colega não sabe quanto tempo a cadeira fica ocupada.
• Apagar as desmarcações. Risca a marcação e põe a letra D, mas não a apagues. Sem isso não tens base para aplicar uma política de cancelamento e faltas.
• Vagas que ficam vazias. Quando alguém desmarca, olha logo para a tabela da lista de espera. Há mais ideias no guia da lista de espera no salão.
• Folha à vista das clientes. O mapa tem nomes e, muitas vezes, telefones. Não o deixes virado para quem está à espera.

E a parte legal?

Não encontrámos nenhuma regra que obrigue um salão a usar um formato próprio de mapa de marcações: é um documento interno, para te organizares. Ainda assim, tem dados pessoais de clientes, por isso trata-o com o mesmo cuidado que dás às fichas. Guarda-o num sítio a que só a equipa tenha acesso e rasga-o antes de o deitares fora. Para saber o que podes guardar sobre cada cliente, lê o guia ficha de cliente no salão e o RGPD.

Quando o papel deixa de chegar

A folha funciona bem enquanto as marcações entram pelo balcão e pelo telefone. Os problemas começam quando chegam também por WhatsApp e Instagram, quando há mais de uma pessoa a marcar ou quando passas o dia a ligar às clientes para confirmar. Comparámos as duas opções no guia agenda em papel ou agenda online. Se chegaste a esse ponto, uma agenda online como o Nevi dá-te a mesma grelha com uma coluna por profissional e envia os lembretes por email e WhatsApp sozinha.

O que fazer amanhã

1. Copia o modelo para o Word e ajusta o horário, os dias e os nomes.
2. Imprime a folha da próxima semana e risca as folgas e o almoço.
3. Passa para lá as marcações que tens espalhadas por cadernos e mensagens.
4. Combina com a equipa que só se marca nesta folha.
5. No sábado, conta as letras F e D da semana e guarda o número.

Este modelo é um ponto de partida. Adapta as horas, as colunas e a legenda ao teu negócio antes de o usares.