Calculadora da taxa de ocupação da agenda do salão

Como usar a calculadora

Escolhe um período fechado, por exemplo a última semana ou o último mês, e usa o mesmo período para todos os profissionais. Depois preenche os campos da calculadora com dois números por pessoa:

1. Horas disponíveis: as horas em que o profissional está no salão pronto a atender, segundo o horário combinado. Tira as pausas fixas, como o almoço, e também as folgas, as férias e as formações desse período.
2. Horas marcadas: a soma das durações dos serviços que ocuparam a agenda desse profissional. Conta também os tempos de pausa (por exemplo, a espera de uma coloração) se o profissional não puder atender outra pessoa nesse tempo.

Vai buscar os números à agenda real e não os faças de memória. A sensação de semana cheia costuma enganar, porque um dia muito corrido esconde duas tardes vazias.

A fórmula usada

Taxa de ocupação = horas marcadas ÷ horas disponíveis × 100. Calcula-se primeiro por profissional. Para o salão inteiro, somam-se as horas de todos e só depois se divide. Não se faz a média das percentagens.

Exemplo hipotético: imagina um salão com duas pessoas numa semana.

Se fizesses a média das duas percentagens, terias (75 + 45) ÷ 2 = 60%. Esse valor está errado, porque dá ao Rui o mesmo peso da Ana, embora ele tenha metade das horas. O valor certo para o salão é 65%.

As 21 horas livres são capacidade que não vendeste. Se cada hora de serviço rendesse, em média, 25 € (valor inventado para o exemplo), seriam 21 × 25 = 525 € nessa semana. Este número não é prejuízo. É a receita que a agenda ainda tinha espaço para receber.

Como interpretar o resultado

• Não há um número certo para todos. O mais útil é comparar o teu salão consigo próprio: mês com mês, profissional com profissional, dia da semana com dia da semana.
• Taxa baixa só num profissional: vê se o horário dele coincide com as horas de mais procura e se os serviços dele aparecem bem na tabela e nas marcações.
• Taxa baixa em todos: o problema é de procura ou de horário de abertura. Não é de uma pessoa.
• Taxa muito alta: se os clientes já não conseguem vaga quando querem, pode ser altura de rever horários, contratar ou rever preços.
• Olha para onde estão as horas livres: 10 horas espalhadas em pedaços pequenos são diferentes de 10 horas todas na terça de manhã.

O que a calculadora não inclui

• Faltas e cancelamentos tardios. Uma marcação a que o cliente faltou conta aqui como hora ocupada. Para medir esse efeito usa a calculadora do custo das faltas.
• Quanto rende cada hora. Uma hora com um serviço barato e uma hora com um serviço caro pesam o mesmo na ocupação.
• Preparação e limpeza entre clientes, se não estiverem na agenda.
• Clientes sem marcação que não ficam apontados na agenda.
• Trabalho fora da cadeira, como encomendas, redes sociais ou contas.

O que fazer com os buracos

1. Mapeia-os. Durante quatro semanas, aponta em que dias e horas ficaram vagas. Os buracos que se repetem merecem mais atenção do que os que acontecem uma vez.
2. Ajusta os horários à procura. Se uma manhã está sempre vazia, passa essas horas para o fim do dia ou para o sábado. Vê como organizar isto em horários e escalas da equipa.
3. Revê as durações dos serviços. Se as durações estão mal definidas, sobram pedaços de agenda curtos demais para vender. O guia de tempos de serviço e intervalos ajuda a acertar.
4. Preenche as vagas de última hora com uma lista de espera. Se quiseres ver a ocupação numa coluna por profissional e avisar a lista de espera quando abre uma vaga, o Nevi faz as duas coisas.
5. Dá às horas mais vazias um motivo para serem marcadas. Experimenta campanhas dirigidas a esses dias, como as que estão em como aumentar marcações no cabeleireiro.
6. Conta com a sazonalidade. Compara o mesmo mês de anos diferentes antes de tirar conclusões. Vê épocas altas e baixas no salão.

O que fazer amanhã: tira da agenda as horas da última semana, calcula a ocupação de cada profissional e escolhe um único buraco que se repete para atacar primeiro. Ao fim de um mês, repete o cálculo com o mesmo método para veres se mudou.