Épocas altas e baixas no salão: planear agenda e tesouraria

Porque é que a época baixa custa mais do que parece

Nos meses fracos não ganhas apenas menos. Há despesas que continuam a chegar ao mesmo ritmo, e algumas são calculadas sobre os meses fortes. A recibos verdes, a contribuição para a Segurança Social tem por base os rendimentos dos 3 meses anteriores, declarados de três em três meses (Guia Prático ISS "Trabalhador independente"). Por isso, a seguir a um trimestre forte vêm meses de contribuição mais alta, que podem calhar na época baixa. Se já tens IVA a pagar, o dinheiro cobrado em dezembro também sai da conta mais tarde.

Este guia ajuda-te a fazer três coisas: ver no calendário quando a agenda enche e esvazia, encher os meses fracos sem infringir as regras do marketing e separar o dinheiro dos impostos antes de o gastares.

Passo 1: marca no calendário os dias que mexem com a agenda

Começa pelos feriados obrigatórios (art. 234.º do Código do Trabalho). O que resta de 2026, a contar de hoje:

E 2027 completo:

A terça-feira de Carnaval e o feriado municipal são facultativos. Só são feriado para a equipa se a convenção coletiva ou o contrato de trabalho o previrem (arts. 235.º e 236.º do CT). A Sexta-Feira Santa pode ser observada noutro dia com significado local no período da Páscoa. Antes de decidires se abres e quanto pagas a quem trabalha nesses dias, lê o guia sobre feriados no salão. Para as datas comerciais do ano que vem, usa o calendário comercial de 2027.

Depois acrescenta as tuas próprias datas. Abre a agenda do ano passado e anota, mês a mês, as semanas em que recusaste clientes e as semanas com buracos. Os picos e as quebras variam de salão para salão e de zona para zona. O teu histórico conta mais do que qualquer regra geral.

Passo 2: prepara os picos (Natal e casamentos)

Natal

• Abre as marcações de dezembro cedo e avisa as clientes habituais primeiro. Assim sabes com antecedência se precisas de alargar o horário.
• Bloqueia tempo para retoques e serviços rápidos, para não teres de recusar quem só precisa de um corte ou de uma manutenção.
• Reforço temporário: o contrato a termo é admitido para necessidades temporárias, como um acréscimo excecional de atividade ou uma atividade sazonal, e só pelo tempo estritamente necessário (art. 140.º do CT). Tem de ser escrito e tem de indicar o termo e o motivo concreto (art. 141.º do CT). A prova do motivo cabe-te a ti.
• Vales de oferta: o dinheiro dos vales vendidos em dezembro entra agora, mas o serviço é prestado mais tarde, muitas vezes já na época baixa. Não contes com esse dinheiro como se o mês tivesse sido melhor.

Casamentos

• Lista os casamentos já confirmados e marca na agenda a data da prova e a do dia, com a profissional atribuída.
• Nos dias de serviço fora do salão, bloqueia a agenda de quem sai, incluindo o tempo de deslocação.
• Define por escrito, antes de aceitares a marcação, o que acontece se houver cancelamento.

Passo 3: enche a época baixa

Lista de espera

Durante os picos, recusas clientes. Não deixes esses pedidos perder-se: guarda o nome, o serviço e a disponibilidade de cada cliente numa lista de espera. Quando a agenda abrir, são as primeiras pessoas a contactar. O guia da lista de espera no salão explica como organizá-la. Se usares uma agenda online, convém que a lista de espera esteja junto das marcações (no Nevi, por exemplo, está na mesma agenda), para veres logo quem chamar quando abre uma vaga.

Campanhas, mas só com consentimento

Promoções por email, SMS e aplicações semelhantes (o WhatsApp entra aqui, por interpretação) precisam de consentimento prévio e expresso (art. 13.º-A, n.º 1, da Lei 41/2004). A exceção são os teus clientes. Se recolheste o contacto ao prestar um serviço, podes enviar-lhes promoções de serviços teus análogos aos que compraram. Mas tens de lhes dar a possibilidade de recusar, de forma gratuita e fácil, no momento em que recolhes o contacto e em cada mensagem (art. 13.º-A, n.º 3). Para serviços diferentes dos que a pessoa já comprou, a CNPD exige consentimento (Diretriz 2022/1). Mantém uma lista atualizada de quem consentiu e de quem pediu para não receber mensagens. Os detalhes estão em promoções por WhatsApp, SMS e email.

Ideias que funcionam sem baixar preços:

• Contactar quem não vem há muito tempo com uma sugestão do serviço que costuma fazer.
• Abrir horários de época baixa para serviços demorados, que nos meses fortes ocupam demasiado tempo da agenda.
• Lembrar quem recebeu vales no Natal de que pode usá-los.

Usa os meses fracos para o que os fortes não deixam

• Férias da equipa: numa microempresa, o empregador pode marcar as férias fora do período de 1 de maio a 31 de outubro. Nas empresas maiores, isso só é possível com convenção coletiva ou parecer que o permita (art. 241.º do CT). O mínimo é de 22 dias úteis por ano (art. 238.º).
• Formação, revisão dos tempos de serviço e da tabela de preços, inventário, manutenção do espaço.

Passo 4: separa o dinheiro dos impostos nos meses fortes

Segurança Social (mensal)

A recibos verdes, sem contabilidade organizada, o rendimento relevante é 70 % do que recebeste por serviços e 20 % das vendas de produtos, nos 3 meses anteriores. A base mensal é um terço desse valor. A taxa é de 21,4 % para trabalhadores independentes e de 25,2 % para empresários em nome individual (Guia Prático ISS). A declaração trimestral entrega-se na Segurança Social Direta até ao último dia de janeiro, abril, julho e outubro. O pagamento é mensal, entre o dia 10 e o dia 20 do mês seguinte àquele a que respeita. Sem rendimentos, ou se o cálculo der menos de 20 €, pagas 20 € por mês.

Exemplo hipotético: imagina que, entre outubro e dezembro, recebeste 9 000 € só em serviços.

• Rendimento relevante: 9 000 € × 70 % = 6 300 €
• Base mensal: 6 300 € ÷ 3 = 2 100 €
• Contribuição a 21,4 %: 449,40 € por mês, ou seja, 1 348,20 € em três meses (a 25,2 % seriam 529,20 € por mês)

Se no trimestre seguinte receberes apenas 6 000 €, a contribuição desce para 299,60 € por mês (6 000 × 70 % ÷ 3 × 21,4 %), mas só depois da declaração seguinte. Até lá, continuas a pagar o valor calculado sobre o trimestre forte, já com menos receita. Podes ajustar o rendimento relevante para mais ou para menos, até 25 %, em escalões de 5 %. Confirma com o teu contabilista se isso te convém. Faz as tuas contas na calculadora da Segurança Social.

IVA (se estiveres no regime normal)

Se cobras IVA, parte do que entra na conta nos meses fortes pertence ao Estado. Transfere esse valor para outra conta assim que recebes. A periodicidade da declaração (mensal ou trimestral) e os prazos dependem do teu enquadramento: confirma-os com o contabilista. Se ainda não sabes se cobras IVA nem a que taxa, começa pelo guia do IVA nos serviços de cabeleireiro e estética.

Almofada para os meses fracos

Exemplo hipotético: um salão com custos fixos de 3 000 € por mês que, pelo histórico, tem dois meses fracos por ano, em que a receita cobre só metade desses custos. Precisa de 2 × 1 500 € = 3 000 € de reserva. Se tiver quatro meses fortes, basta guardar 750 € em cada um.

Erros comuns

• Gastar em janeiro o dinheiro dos vales vendidos em dezembro.
• Esquecer que a contribuição dos meses a seguir ao Natal é calculada sobre o trimestre forte.
• Enviar promoções a toda a lista de contactos, incluindo pessoas que nunca deram consentimento nem são clientes.
• Contratar reforço para o Natal sem contrato escrito e sem indicar o motivo.
• Marcar as férias da equipa nos meses mais cheios, por hábito.

O que fazer esta semana

1. Entrega a declaração trimestral da Segurança Social até 31 de outubro de 2026, se ainda não o fizeste.
2. Abre uma conta à parte para os impostos e define quanto transferes por semana.
3. Passa os feriados de 2027 e os teus picos para a agenda.
4. Abre as marcações de dezembro e avisa primeiro as clientes habituais.
5. Verifica quem, na tua lista de contactos, pode receber promoções e regista os consentimentos que faltam.