Calculadora do custo das faltas (no-shows) no salão

Como usar a calculadora

Preenche os campos da calculadora com números do teu salão, não com estimativas otimistas. Quanto mais próximos da realidade, mais útil é o resultado.

1. Faltas por semana: conta, na agenda das últimas semanas, os clientes que não apareceram nem avisaram a tempo de preencheres a vaga. Usa a média semanal, não a pior semana.
2. Preço médio: soma o valor dos serviços que ficaram por fazer e divide pelo número de faltas. Se não tens esse dado, usa o preço médio dos teus serviços.
3. Semanas de trabalho por ano: retira as férias, as semanas em que fechas e os períodos parados.
4. Duração média: para veres o tempo perdido, indica quanto tempo, em média, ocupavam as marcações que faltaram.

A fórmula usada

• Custo anual das faltas = faltas por semana × preço médio × semanas de trabalho por ano.
• Tempo perdido = faltas por semana × duração média × semanas de trabalho por ano.
• Quanto vale reduzir = faltas a menos por semana × preço médio × semanas de trabalho por ano.

Exemplo hipotético: imagina um salão com 3 faltas por semana, preço médio de 25 €, 46 semanas de trabalho por ano e marcações de 1 hora em média.

Como interpretar o resultado

O valor que a calculadora mostra é receita que não entrou, não lucro perdido. Quando um cliente falta, também não gastas o produto daquele serviço. No exemplo, se cada serviço gastasse 3 € em produto, a perda real seria 22 € × 3 × 46 = 3 036 € por ano.

Por outro lado, a renda, os salários e a luz pagam-se na mesma. Uma hora vazia não se recupera mais tarde, e é por isso que as faltas custam mais do que parecem: são tempo que já estava pago.

Usa o resultado de "quanto vale reduzir" para decidir. Se uma medida contra as faltas custa menos por ano do que o valor que recuperas, compensa. Para ver o peso das faltas na agenda toda, cruza este número com a calculadora da taxa de ocupação da agenda.

O que a calculadora não inclui

• Vagas que preencheste: se outro cliente ocupou o lugar, não é uma falta com custo. Não a contes.
• Material já preparado: uma cor misturada ou um posto montado que vai para o lixo não entra na conta.
• Clientes que recusaste: se disseste a alguém que não havia vaga e depois o cliente marcado faltou, perdeste duas vezes.
• Diferenças entre épocas: a calculadora usa uma média; numa época forte a mesma falta custa mais, porque havia procura para a vaga.
• Impostos e taxas: o cálculo não desconta impostos nem soma o que eventualmente cobres a quem falta.

Erros comuns ao fazer a conta

• Contar de memória em vez de olhar para a agenda.
• Juntar cancelamentos feitos com dias de antecedência às faltas sem aviso.
• Usar o preço do serviço mais caro em vez da média.
• Contar 52 semanas quando o salão fecha em parte do ano.

O que fazer a seguir

1. Anota cada falta na agenda durante algumas semanas, com o dia, a hora e o serviço. Vais perceber se há padrões, como um dia da semana ou um tipo de serviço.
2. Envia lembretes antes de cada marcação. Vê quando enviar e o que escrever. Se queres que isto aconteça sem teres de pensar nisso, o Nevi envia lembretes automáticos por email e por WhatsApp em todos os planos.
3. Escreve uma política de faltas e comunica-a antes da marcação, com base no guia política de cancelamento e faltas. Antes de cobrares alguma coisa a quem falta, lê o que diz o guia sobre a taxa de cancelamento e de não comparência.
4. Prepara uma lista de espera para preencheres as vagas de última hora: como organizar a lista de espera.
5. Repete o cálculo daqui a uns meses com os números novos e compara. Para um plano completo, lê como reduzir no-shows no salão.