Ficha de cliente para cabeleireiro (com fórmulas de coloração)

Como usar este modelo

1. Imprime-o ou copia-o para o Word. Os dados e os consentimentos ficam na frente da folha. Quando a tabela de coloração encher, continua no verso.
2. Personaliza o cabeçalho e o rodapé. Põe o nome do salão, o NIF, um contacto e o prazo durante o qual guardas as fichas.
3. Preenche a primeira parte na primeira visita, com a cliente à tua frente. É ela quem assinala e assina cada consentimento. Não o faças por ela.
4. Acrescenta uma linha ao histórico em cada serviço técnico, logo depois de acabares e não ao fim do dia.
5. Guarda as fichas num móvel fechado, longe da receção e da vista de outras clientes.

O que faz cada parte da ficha

Identificação e contacto

O nome, o telemóvel e o email servem para marcar e fazer o serviço. Por isso, podes guardá-los sem pedir consentimento: o fundamento é a execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b) do RGPD). O NIF para a fatura fica coberto pela obrigação legal (al. c) do mesmo artigo). Não peças dados que não vais usar, como a morada ou a data de nascimento completa.

Promoções: sempre à parte

Só podes enviar promoções por email, SMS ou aplicações semelhantes a quem deu consentimento prévio e expresso (art. 13.º-A, n.º 1 da Lei n.º 41/2004). A lei não fala do WhatsApp, mas entendemos que entra nas «aplicações similares». Há uma exceção para quem já é cliente: podes divulgar serviços semelhantes aos que a pessoa já fez. Para isso, tens de lhe dar uma forma fácil e gratuita de recusar, tanto quando recolhes o contacto como em cada mensagem (art. 13.º-A, n.º 3).

Na ficha, cada canal tem a sua caixa e é a cliente quem as assinala. Caixas já assinaladas não valem como consentimento. Se for preciso, tens de conseguir provar que o consentimento foi dado (art. 7.º e considerando 32 do RGPD). Se quiseres um texto mais completo, usa o modelo de consentimento para promoções. As regras estão explicadas em promoções por WhatsApp, SMS e email.

Alergias e sensibilidades: dados de saúde

Alergias, gravidez, medicação ou problemas no couro cabeludo são «dados relativos à saúde» (art. 4.º, ponto 15 do RGPD). Fazem parte de uma categoria especial: só os podes guardar ao abrigo de uma das exceções da lei (art. 9.º, n.º 1). A exceção que serve a um salão é o consentimento explícito da cliente para uma finalidade concreta, neste caso fazer o serviço com segurança (art. 9.º, n.º 2, al. a)). Por isso o modelo tem um bloco próprio para estes dados, com um texto claro e a assinatura da cliente. Ela pode retirar o consentimento a qualquer momento, e tem de ser tão fácil retirá-lo como foi dá-lo (art. 7.º, n.º 3). Se o fizer, destrói essa parte da ficha. Se a cliente não quiser responder, escreve na ficha que recusou e decide se fazes o serviço.

Histórico de coloração

Em cada serviço, regista a data, quem o fez, a fórmula (marca, tons e quantidades), o oxidante, o tempo de pausa e o resultado. Escreve de forma que outra pessoa da equipa perceba daqui a uns meses. Por exemplo, «7.1 + 7.43» sem a marca nem as gramas pouco ajuda. A coluna do resultado é a mais útil: «ficou mais quente do que o pedido» ou «a raiz não cobriu os brancos» ajuda a acertar na próxima vez. Sobre o serviço em si, vê o guia de coloração de cabelo.

Notas

Usa as notas para as preferências e os pormenores práticos. Escreve apenas o que não te importarias que a cliente lesse. Os dados de saúde ficam só no bloco próprio, e nunca aqui.

O que adaptar ao teu salão

• Canais de promoções: deixa apenas os que usas. Se não envias SMS, tira essa linha.
• Perguntas de saúde: mantém só as que mudam a forma como fazes o serviço.
• Prazo de conservação: não encontrámos nenhum prazo legal específico para as fichas de cabeleireiro. A regra geral é guardar os dados enquanto forem precisos para a finalidade. Se servirem para provar que cumpriste o contrato, podes guardá-los até que os direitos correspondentes prescrevam. Depois, tens de os destruir ou anonimizar (art. 21.º da Lei n.º 58/2019). Escolhe o teu prazo e escreve-o no rodapé da ficha.
• Fotografias: para publicar fotos de antes e depois, usa a autorização de uso de fotografias. Não chega uma linha nesta ficha.

Erros a evitar

• Pôr numa única caixa «aceito tudo» as promoções e os dados de saúde.
• Entregar a ficha com as caixas já assinaladas.
• Deitar fora a ficha assinada, que é a tua prova do consentimento.
• Continuar a enviar promoções a quem pediu para parar.
• Deixar as fichas num dossiê aberto na receção ou num telemóvel sem código. A Diretriz 2023/1 da CNPD define medidas de segurança e de organização que servem para o papel e para o software.
• Anotar fórmulas sem a marca ou sem o oxidante.

Se preferires as fichas em formato digital em vez de papel, o Nevi inclui fichas de cliente.

Não encontrámos orientações da CNPD específicas para cabeleireiros. O que está acima vem do RGPD, da Lei n.º 58/2019 e da Lei n.º 41/2004. Este modelo é um ponto de partida: adapta-o aos teus serviços e, se tiveres dúvidas, fala com um jurista. Para o tema completo, lê Ficha de cliente no salão e o RGPD.