Gerir um salão de cabeleireiro: coloração, tempos de pausa e equipa

O essencial: a coloração tem três fases e só duas ocupam o profissional

Numa coloração, o cabeleireiro não está ocupado do princípio ao fim. Primeiro aplica a cor. Depois vem o tempo de pausa, em que a cor atua. No fim há a lavagem, o tratamento e a finalização. Se a agenda marca o serviço como um bloco único, o profissional fica parado durante a pausa e perdes uma vaga por cada coloração do dia. Se dividires o serviço, ganhas espaço para outro cliente sem alargar o horário.

Tempos de pausa: como os usar sem atrasar ninguém

1. Divide cada serviço químico em segmentos

Para cada coloração, madeixas ou descoloração, define na agenda três segmentos:

• Aplicação: o profissional e a cadeira estão ocupados.
• Pausa: a cadeira (ou a zona de espera) está ocupada e o profissional está livre.
• Lavagem e finalização: o profissional volta a estar ocupado, tal como o lavatório e a cadeira.

A duração de cada segmento tem de vir do teu salão e não de uma tabela genérica. Cronometra os teus serviços durante algumas semanas, separa por técnica e por comprimento de cabelo e usa a média. O guia sobre tempos de serviço e intervalos na agenda explica como fazer essa medição.

2. Escolhe o que cabe na pausa

Na pausa só deves encaixar serviços que acabam antes de a cor estar pronta, com folga. Servem bem os serviços curtos, sem química e sem lavatório demorado: um brushing já lavado, um corte de franja ou um corte simples. Não servem outra coloração cuja aplicação termine ao mesmo tempo que a pausa da primeira, nem um serviço que dependa do mesmo lavatório no mesmo momento.

3. O tempo do produto não se negoceia

O tempo de pausa é o que o fabricante indica para aquele produto e aquela técnica. Não o encurtes nem o alargues para acertar a agenda. Se o serviço que encaixaste se atrasar, interrompe-o ou pede a um colega que faça a lavagem. A cor não fica a atuar mais do que o indicado só porque tens as mãos ocupadas.

4. Evita colisões

• Não marques duas aplicações seguidas ao mesmo profissional se as pausas terminam ao mesmo tempo.
• Usa um temporizador por cliente com o nome escrito, e não um único alarme para todos.
• Confirma que há um lavatório livre no fim de cada pausa.
• Se tens assistente, define de antemão quem lava: o colorista ou o assistente.
• Diz ao cliente em pausa quanto tempo falta e onde pode esperar. Ninguém gosta de se sentir esquecido.

Exemplo de uma manhã (hipotético)

Imagina uma profissional, a Ana, com três clientes numa manhã. Os blocos são unidades de tempo do teu salão, não durações reais.

Com a coloração num bloco único, a cliente B só caberia depois do bloco 3. Divididos os segmentos, entra dentro da pausa.

Fichas de coloração: a fórmula é do salão, não da memória de alguém

Quando um cliente volta para a raiz, a pior frase que se ouve é "faz o mesmo da última vez" e ninguém sabe o que foi. Cada coloração deve deixar uma ficha com:

• A data do serviço e o profissional que o fez.
• A marca e a referência de cada tom usado.
• A quantidade de cada tom, sempre na mesma unidade (gramas ou mililitros).
• O oxidante: o volume e a quantidade.
• O tempo de pausa real e se houve fonte de calor.
• A zona aplicada: raiz, comprimentos, pontas.
• O resultado e as observações, por exemplo "ficou mais quente do que o pretendido" ou "na próxima vez quer mais claro".

Tens um modelo pronto a usar na ficha de cliente para cabeleireiro com fórmulas de coloração. Antes de anotares informação sensível, como reações na pele ou alergias, lê o que podes guardar na ficha de cliente à luz do RGPD.

Erros comuns nas fichas

• Escrever "igual à anterior" em vez de repetir a fórmula. Quando a anterior se perde, perde-se tudo.
• Anotar só quando corre bem. As fórmulas que falharam são as que mais te ensinam.
• Ter as fichas numa caixa de papel que só uma pessoa sabe arrumar.
• Deixar o preenchimento para o fim do dia, quando já ninguém se lembra das quantidades.

Uma ficha em papel só serve a quem a tem à frente. Se usares uma agenda digital com fichas de cliente, como o Nevi, a fórmula fica guardada num sítio que toda a equipa consegue consultar antes de começar.

Equipa: regras escritas para o que costuma correr mal

Num salão com várias pessoas, os problemas da coloração raramente são técnicos. Quase sempre são de organização. Põe por escrito, numa página, pelo menos isto:

• Quem formula. Quem pode criar uma fórmula nova e quem só aplica fórmulas já existentes.
• Quem decide os encaixes na pausa. Se é a receção ou o próprio profissional. Se forem os dois, acabam por marcar a mesma pausa duas vezes.
• Pesagem obrigatória. Todas as misturas são pesadas, sem "olhómetro".
• Ficha antes de o cliente sair. Quem fez o serviço preenche a ficha, e o serviço não é dado como concluído sem ela.
• Quem lava e quem limpa. Lavatórios, taças e pincéis têm um responsável por turno.
• Produto e comissão. Se pagas comissões, define se o custo do produto é descontado antes do cálculo. Os modelos possíveis estão no guia sobre como calcular comissões para cabeleireiras.

Rotina de abertura e fecho

1. Na abertura, revê as colorações do dia e confirma que os tons de cada fórmula estão em stock.
2. Prepara o carrinho de cada colorista com taças, pincéis, balança e luvas.
3. Ao longo do dia, cada mistura é pesada e anotada na ficha.
4. No fecho, anota os tubos abertos e os tons que estão a acabar.
5. Uma vez por semana, conversa com a equipa durante pouco tempo sobre as fórmulas que não correram como o esperado.

Produtos: saber quanto gasta cada serviço

A coloração é o serviço em que o produto mais pesa. Sem medir, não sabes se o preço cobre o custo. A forma mais simples de medir é pesar as misturas e converter as quantidades em euros.

Exemplo (valores hipotéticos): imagina que um tubo de cor de 60 ml te custa 9 €, ou seja, 0,15 € por ml. Uma raiz que leva 45 ml de cor custa 45 × 0,15 = 6,75 €. Se o oxidante vem num frasco de 1 000 ml que custa 8 € (0,008 € por ml), 45 ml custam 0,36 €. Em produto de cor, a raiz custa 6,75 + 0,36 = 7,11 €, sem contar luvas, papel, champô e máscara. Se preparas 60 ml de cor e só usas 45, os 15 ml que vão para o lixo custam mais 2,25 €.

O método completo, com os consumíveis incluídos, está no guia sobre quanto custa cada serviço em produto.

Controlo de stock sem complicar

• Conta todas as semanas os tons que mais usas e todos os meses os restantes.
• Define para cada tom um ponto de encomenda, o número mínimo de unidades abaixo do qual encomendas.
• Usa primeiro os tubos mais antigos.
• Separa o stock técnico (o que usas nos serviços) do stock de revenda (o que vendes ao cliente).
• Anota o desperdício: misturas que sobram, tubos que secaram, produto caído.

Para começares já, usa a folha de inventário de stock do salão.

O que fazer amanhã

1. Escolhe as três colorações que mais fazes e divide-as na agenda em aplicação, pausa e finalização.
2. Faz uma lista dos serviços curtos que podem entrar numa pausa e partilha-a com quem marca.
3. Põe uma balança em cada posto de coloração e torna a pesagem obrigatória.
4. Cria ou atualiza a ficha dos clientes de coloração que vêm esta semana.
5. Escreve numa página as regras da equipa (quem formula, quem encaixa, quem lava) e afixa-a na zona técnica.