Folha de inventário de stock do salão (modelo grátis)

Como usar esta folha de inventário de stock

A folha tem duas partes. A primeira é a tabela de contagem, com uma linha por produto. A segunda é uma lista de encomendas por fornecedor. Assim, no fim da contagem já tens o pedido pronto a enviar. Podes imprimir várias cópias e preencher à mão, ou editar no Word e guardar um ficheiro por mês.

O que significa cada coluna

• Produto: o nome que a equipa reconhece, com marca e variante (por exemplo, a cor ou o tamanho).
• Referência: o código do fornecedor ou da embalagem. Evita que alguém encomende o tom ou o tamanho errado.
• Fornecedor: a quem compras esse produto. Se compras o mesmo produto a dois fornecedores, escolhe um como principal.
• Unidade: tubo, frasco, caixa, embalagem. Conta sempre na mesma unidade.
• Quantidade mínima: o valor abaixo do qual tens de encomendar.
• Existência: o que contaste hoje, no armazém e nos carrinhos de trabalho.
• Encomendar: marca se a existência está igual ou abaixo do mínimo.
• Quantidade a encomendar: quanto pedes para voltares ao stock que queres ter.

Primeira contagem, passo a passo

1. Separa os produtos por grupos: técnica (coloração, oxidantes, descolorantes), tratamento, revenda, consumíveis e higiene.
2. Escreve todos os produtos na folha antes de contar. Assim vês o que falta, e não apenas o que está na prateleira.
3. Conta tudo o que há, incluindo as embalagens abertas. Decide uma regra para elas (por exemplo, uma embalagem aberta conta como meia) e usa sempre a mesma.
4. Preenche a quantidade mínima de cada produto (vê a secção abaixo).
5. Marca o que é para encomendar e passa esses produtos para a lista de encomendas, agrupados por fornecedor.
6. Guarda a folha preenchida. Na contagem seguinte, a diferença entre as duas folhas mostra o que gastaste.

Como definir a quantidade mínima

Uma regra simples: o mínimo é o que gastas enquanto esperas pela entrega, mais uma margem de segurança. O stock que queres ter depois de encomendar é um valor acima do mínimo, à tua escolha.

Exemplo hipotético: imagina que gastas 3 tubos de uma cor por semana e que o fornecedor demora uma semana a entregar. Com uma margem de 1 tubo, o mínimo é 3 + 1 = 4 tubos. Decides que queres ter 10 tubos depois de cada encomenda. Na contagem tens 2 tubos: está abaixo do mínimo, por isso encomendas 10 − 2 = 8 tubos.

Para saberes quanto produto gasta cada serviço, usa o guia sobre quanto custa cada serviço em produto. Esse valor ajuda a acertar os mínimos e também os preços.

O que adaptar ao teu salão

• Cabeleireiro: uma linha por tom de coloração e por volume de oxidante. São os produtos onde mais se troca a referência.
• Barbearia: lâminas, produtos de barba, toalhas descartáveis e produtos de styling para revenda.
• Unhas: géis, vernizes gel por cor, limas, primers e material descartável. Junta esta folha ao registo de limpeza e esterilização para controlares também os consumíveis de higiene.
• Estética: cera, ceras por tipo, cremes de cabine, lençóis descartáveis e luvas.
• Se trabalhas com produtos que têm prazo de validade, acrescenta uma coluna "Validade" e usa primeiro o que expira mais cedo.
• Se vendes produtos aos clientes, separa a revenda do consumo interno. Os impostos da venda estão explicados no guia sobre vender produtos no salão.

Erros comuns

• Contar só de vez em quando, sem dia certo. Sem contagens regulares, não consegues comparar o que gastaste.
• Ter o mesmo produto escrito com nomes diferentes em duas linhas.
• Esquecer o stock que está nos carrinhos e nas bancadas de trabalho.
• Pôr o mesmo mínimo para todos os produtos, quando cada um se gasta a ritmos diferentes.
• Encomendar "a olho" sem olhar para a folha e acabar com produto parado na prateleira.

O que fazer amanhã

1. Imprime a folha e escreve os produtos que mais usas, mesmo que ainda não estejam todos.
2. Escolhe o dia da semana e a pessoa responsável pela contagem.
3. Define os mínimos dos produtos mais caros primeiro.
4. Depois de um mês de contagens, compara o que gastaste com a faturação dos serviços. A calculadora de lucro e margem e o guia de custos fixos e variáveis ajudam nessa conta.

Enquadramento e limites deste modelo

Esta folha é para a gestão interna do salão: saber o que tens e o que tens de comprar. Não a apresentamos como documento contabilístico nem fiscal. Se o teu contabilista precisar de uma contagem de inventário no fecho do ano, pergunta-lhe que formato e que informação quer. O modelo é um ponto de partida: muda as colunas, os grupos e os mínimos conforme os teus produtos, os teus fornecedores e o teu ritmo de trabalho.