Despesas a recibos verdes: o que conta para os 15% no salão

A regra dos 15 % em poucas linhas

No regime simplificado não pagas IRS sobre tudo o que recebes. Multiplicas os rendimentos brutos por um coeficiente e o IRS incide sobre esse resultado (art. 31.º, n.º 1, do CIRS). O regime aplica-se a quem, no ano anterior, não passou dos 200 000 € de rendimentos brutos da categoria B (art. 28.º do CIRS). Isto chega à grande maioria dos salões em nome individual.

Nos coeficientes 0,75 e 0,35 há uma condição: 15 % dos rendimentos brutos têm de ficar justificados com despesas. Se não ficarem, a parte que falta é acrescentada ao rendimento tributável (art. 31.º, n.º 13, do CIRS). Se ainda não sabes qual é o teu coeficiente, lê primeiro o guia sobre porque uma esteticista paga sobre 75 % e uma cabeleireira sobre 35 %.

Atenção a um pormenor que engana muita gente: os 15 % calculam-se sobre os rendimentos brutos e não sobre a parte tributada. Uma cabeleireira com coeficiente 0,35 tem de justificar exatamente os mesmos 15 % que uma esteticista com 0,75.

Que despesas contam para os 15 %

O art. 31.º, n.º 13, do CIRS enumera várias categorias de despesas. As que mais pesam num salão são estas:

• Faturas com o teu NIF comunicadas ao e-Fatura. São as compras com fatura emitida ao teu NIF que aparecem no Portal das Finanças.
• Rendas. Por exemplo, a renda do espaço onde tens o salão.
• Despesas com pessoal. Se tens funcionárias, os encargos com elas entram nesta conta.
• Contribuições para a Segurança Social. As contribuições que pagas como trabalhador independente também contam.
• Dedução específica e outras despesas previstas na lei. As regras de cada uma têm pormenores, por isso confirma com o teu contabilista certificado como se aplicam ao teu caso.

Faturas no e-Fatura: o que mais aparece num salão

Num salão, as compras ligadas à atividade costumam ser produtos técnicos (tintas, oxidantes, géis, ceras), material descartável, ferramentas e equipamento, eletricidade, água, comunicações, software e formação. A regra é simples: se não aparece no e-Fatura com o teu NIF, não conta. Quanto ao tipo de despesa que a AT aceita como sendo da atividade, há regras próprias que não vamos detalhar aqui. Antes de contares com uma despesa menos óbvia, confirma com o teu contabilista.

Rendas e pessoal

Se arrendas o espaço, a renda é muitas vezes a maior fatia. Guarda o contrato e os recibos de cada mês. Se tens equipa, as despesas com pessoal podem cobrir sozinhas os 15 %. Para saberes quanto custa realmente uma funcionária, vê o guia contratar a primeira funcionária no salão.

Contribuições para a Segurança Social

Para quem trabalha sozinha, as contribuições como trabalhadora independente costumam ser uma boa parte do que justificas. Para estimares quanto vais pagar e como se calcula, lê o guia da Segurança Social a recibos verdes para cabeleireiras e esteticistas. Se num ano não pagaste contribuições, esta parcela não te ajuda e as faturas e as rendas têm de cobrir mais.

Exemplo: quanto tens de justificar

Exemplo hipotético: imagina uma esteticista a trabalhar sozinha, com 20 000 € de rendimentos brutos de serviços em 2026 e coeficiente 0,75.

Se a mesma pessoa fosse cabeleireira (coeficiente 0,35), a base seria 7 000 € (20 000 € × 0,35), mas teria de justificar na mesma 3 000 €. Com os mesmos 1 800 € justificados, o rendimento tributável passaria para 8 200 €.

O que fazer ao longo do ano

1. Pede sempre fatura com o teu NIF. Fá-lo no fornecedor de produtos, na loja de material, nas contas da luz e da água, nas comunicações e na formação. Diz o NIF antes de pagares, porque depois é mais difícil corrigir.
2. Vê o e-Fatura uma vez por mês. Confirma que as compras do mês aparecem. Se falta alguma fatura, pede ao fornecedor que a comunique.
3. Separa o pessoal do profissional. Assim as compras do salão não se confundem com as despesas de casa e as contas ficam claras para o contabilista.
4. Guarda os papéis que o e-Fatura não mostra. Contrato de arrendamento, recibos de renda, comprovativos das contribuições e documentos das despesas com pessoal.
5. Faz a conta a cada trimestre. Multiplica o que já recebeste por 15 % e compara com o que já tens justificado. Uma folha de cálculo com quatro linhas chega.
6. Revê antes do fim do ano. Se te falta pouco e tens compras de que precisas mesmo (stock, uma ferramenta a substituir), antecipá-las pode fazer sentido. Comprar o que não precisas só para chegar aos 15 % raramente compensa. Cada euro gasto só te poupa o IRS que pagarias sobre esse euro.

Se queres perceber melhor onde vai o dinheiro do salão ao longo do mês, o guia de custos fixos e variáveis de um salão ajuda-te a organizar as despesas por categoria.

O que acontece se não chegares aos 15 %

Não perdes o regime simplificado por isso. A consequência prevista no art. 31.º, n.º 13, do CIRS é que a diferença entre os 15 % e o que justificaste é somada ao rendimento tributável, como no exemplo acima. Na prática, pagas IRS sobre um valor mais alto. Quanto pagas a mais depende da tua taxa de IRS, e isso varia com o resto dos rendimentos do agregado.

Se estás no primeiro ou no segundo ano de atividade, os coeficientes têm uma redução de 50 % e 25 % (art. 31.º, n.ºs 10 e 11, do CIRS), desde que cumpras as condições. Não encontrámos na lei uma regra específica que mude a forma como os 15 % se aplicam nesses anos, por isso confirma o cálculo com o teu contabilista.

Erros comuns

• Calcular os 15 % sobre o rendimento tributável. A base são os rendimentos brutos dos serviços.
• Somar a venda de produtos à base dos 15 %. As vendas usam o coeficiente 0,15, que fica fora desta regra. Vê como se tratam no guia sobre vender produtos no salão.
• Pagar sem pedir fatura com NIF nas compras pequenas do dia a dia, que ao fim do ano somam bastante.
• Só abrir o e-Fatura na altura da declaração, quando já é tarde para pedir aos fornecedores que corrijam.
• Esquecer as rendas e as contribuições e achar que só contam as faturas de produtos.

O que fazer amanhã

• Entra no e-Fatura e soma as despesas que já tens este ano.
• Junta as contribuições para a Segurança Social já pagas e as rendas.
• Multiplica os rendimentos brutos de serviços até hoje por 15 % e vê quanto te falta.
• Combina com os teus fornecedores habituais que a fatura sai sempre com o teu NIF.