Faturação no salão: software certificado, QR code, ATCUD e e-Fatura

Quando é obrigatório usar software de faturação certificado

A regra está no art. 4.º, n.º 1, do Decreto-Lei n.º 28/2019. Basta cumprires uma destas condições para teres de faturar com um programa certificado pela AT:

• Volume de negócios acima de 50 000 € no ano anterior. No ano em que começas, conta o valor anualizado.
• Usas qualquer programa informático de faturação, seja no computador, no tablet ou numa app no telemóvel.
• Tens contabilidade organizada, seja porque és obrigado ou porque optaste por ela.

Na prática, é o segundo ponto que apanha quase todos os salões. Se a fatura sai de um programa, esse programa tem de ser certificado, mesmo que fatures muito menos de 50 000 € por ano. Uma folha de cálculo ou um modelo de documento feito por ti não é software certificado, por isso não serve para emitir faturas.

Se estás a começar: as alternativas sem programa

Se estás abaixo dos 50 000 €, não tens contabilidade organizada e não usas nenhum programa, o DL 28/2019 (art. 3.º e art. 4.º-A) deixa-te duas opções:

• Aplicações gratuitas de faturação da AT, no Portal das Finanças (previstas no art. 4.º-A desde 1 de julho de 2025).
• Faturas pré-impressas numa tipografia autorizada.

Se trabalhas a recibos verdes (categoria B do IRS), o art. 115.º, n.º 1, do CIRS obriga-te a emitir fatura, recibo ou fatura-recibo nas aplicações da AT por todas as importâncias que recebes. Em alternativa, podes emitir fatura nos termos do CIVA com documento de quitação. Para quem trabalha sozinho e tem poucos atendimentos por dia, a fatura-recibo no Portal das Finanças pode chegar no início.

O que muda a decisão é o volume. Com muitos atendimentos curtos, preencher cada documento à mão no portal torna-se lento. Quando passares para um programa, ele tem de ser certificado, porque a partir daí já cumpres a segunda condição.

QR code e ATCUD: o que cada fatura tem de ter

Todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes têm de ter código QR e código único de documento (ATCUD), em todas as páginas. Isto está no art. 7.º, n.º 3, do DL 28/2019 e na Portaria n.º 195/2020. O ATCUD aparece no formato ATCUD:CódigodeValidação-NúmeroSequencial.

Não és tu que crias estes códigos: são gerados pelo software certificado ou pela tipografia autorizada. O teu trabalho é confirmar que aparecem. Pega numa fatura recente e verifica:

• se o QR code está impresso (ou visível no PDF) e se se consegue ler;
• se o ATCUD aparece em todas as páginas, e não só na primeira;
• se estás no regime de isenção do art. 53.º do CIVA, se aparece a menção «IVA – Regime de isenção» (art. 57.º do CIVA);
• se não estás isento, se o IVA está à taxa certa. Os serviços de salão pagam a taxa normal: em 2026, 23 % no continente, 16 % nos Açores e 22 % na Madeira (art. 18.º do CIVA). Vê o guia sobre o IVA nos serviços de cabeleireiro e estética.

Quando emitir a fatura

O art. 36.º, n.º 1, do CIVA define o momento de emitir a fatura conforme o caso:

No salão, o caso típico é o primeiro: o cliente paga ao balcão e a fatura sai nesse momento. Se o cliente já pagou, deixar as faturas «para o fim do dia» ou «para o fim da semana» é emitir fora de prazo. Se cobras sinais na marcação, lembra-te de que esse pagamento também tem fatura na data em que o recebes. Vê mais sobre como organizar os sinais em depósitos e pré-pagamentos em salões.

Fatura simplificada: até 100 € em serviços

Se liquidas IVA, podes emitir fatura simplificada (sem identificação completa do cliente) nos serviços prestados a particulares, desde que o valor não passe de 100 € por fatura (art. 40.º, n.º 1, do CIVA). Talvez já tenhas ouvido falar de um limite de 1 000 €, mas esse vale só para vendas de bens por retalhistas a particulares, e não para serviços. Se também vendes produtos ao balcão, vê o guia sobre vender produtos no salão.

Exemplo hipotético: uma cliente faz coloração e tratamento e o total dá 120 €. Como é um serviço acima de 100 €, já não pode sair numa fatura simplificada. Tens de emitir uma fatura (ou fatura-recibo) normal, com os dados do cliente que o programa pedir.

Quem está no regime de isenção do art. 53.º pode usar fatura simplificada qualquer que seja o valor. Mesmo assim, continua obrigado a emitir fatura em todas as operações (art. 40.º, n.º 1, al. c), e art. 57.º do CIVA; Ofício-Circulado n.º 25062/2025). Encontras mais detalhes no guia sobre a isenção de IVA do artigo 53.º.

Comunicar as faturas à AT (e-Fatura) até dia 5

Os elementos das faturas têm de ser comunicados à AT até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão. Isto inclui as faturas emitidas sem NIF do cliente (art. 3.º do Decreto-Lei n.º 198/2012; vê a FAQ da AT). Por exemplo, as faturas de outubro de 2026 têm de estar comunicadas até 5 de novembro de 2026.

Para não falhar este prazo:

• Pergunta ao fornecedor do programa se a comunicação é automática ou se tens de a fazer tu, e quem fica responsável se falhar.
• Põe um lembrete fixo no telemóvel para o dia 1 de cada mês e confirma no e-Fatura que as faturas do mês anterior já lá estão.
• Se é o teu contabilista que trata da comunicação, combinem por escrito até que dia lhe envias os dados.

Ligar a faturação às marcações

Muitos erros de faturação nascem de a agenda e o programa de faturação estarem separados. O serviço muda na hora e o preço final deixa de bater certo, ou o sinal pago na marcação fica esquecido. Se usas um programa de marcações, escolhe um que funcione com o teu programa de faturação. O Nevi, por exemplo, liga-se ao Moloni, ao TOConline, ao InvoiceXpress e ao Vendus, e a fatura continua a sair do programa de faturação que escolheste. Seja qual for a opção, confirma que esse programa é certificado pela AT. Para comparar soluções de caixa, vê o guia de POS para salões.

Erros comuns

• Faturar num programa não certificado «porque se fatura pouco». Usar qualquer programa já obriga à certificação.
• Emitir fatura simplificada num serviço de 150 € quando não se está no regime de isenção.
• Juntar as faturas do dia todas à noite, em vez de as emitir no momento do pagamento.
• Achar que uma fatura sem NIF não precisa de ser comunicada. Também tem de ser comunicada até dia 5.
• Esquecer a menção «IVA – Regime de isenção» quando se está isento.
• Não reparar que se passou o limite da isenção e continuar a faturar sem IVA. Vê o que fazer quando passas os 15 000 €.

O que fazer esta semana

1. Confirma o teu volume de negócios do ano passado e se tens contabilidade organizada.
2. Vê onde emites as faturas hoje: nas aplicações da AT, em papel de tipografia autorizada ou num programa. Se for num programa, confirma que é certificado.
3. Abre uma fatura recente e confirma o QR code, o ATCUD em todas as páginas e a menção de IVA correta.
4. Revê se emites a fatura no momento do pagamento, incluindo nos sinais.
5. Se liquidas IVA, faz a lista dos serviços que passam de 100 € e garante que não saem em fatura simplificada.
6. Põe o lembrete do dia 5 e combina com o contabilista quem faz a comunicação.