Gerir uma barbearia: agenda, equipa e clientes que voltam

O que pesa mais na gestão de uma barbearia

Uma barbearia vive da repetição. O mesmo cliente volta muitas vezes ao longo do ano para o mesmo serviço. Por isso, a pergunta mais importante do dia não é quantos clientes novos entraram. É quantos dos que saíram já têm a próxima visita na agenda. Tudo o resto (walk-ins, equipa, produtos, avaliações) funciona melhor quando esta base está segura.

O ciclo de regresso: marcar o próximo corte antes de o cliente sair

O momento em que é mais fácil marcar a próxima visita é quando o cliente ainda está na cadeira, a olhar para o espelho e contente com o resultado. Depois de sair, a marcação depende da memória dele, e a memória falha.

Como fazer, passo a passo

1. Antes de tirar a capa, faz a pergunta. Não deixes isto para o balcão, onde já há outro cliente à espera.
2. Propõe um dia e uma hora concretos. «Queres deixar o próximo marcado?» tem menos força do que «Na sexta daqui a umas semanas, à mesma hora, serve-te?». Baseia-te no intervalo que esse cliente costuma fazer, que está na ficha dele, e não num número igual para todos.
3. Marca com o mesmo barbeiro. Na barbearia, o cliente costuma ser fiel à pessoa. Se esse barbeiro não tiver vaga, diz-lho logo e oferece a alternativa mais próxima.
4. Confirma por mensagem. O cliente deve sair com a marcação por escrito, não só de cabeça.
5. Envia um lembrete antes da visita. Uma marcação feita com semanas de antecedência precisa de um lembrete perto da data.
6. Se o cliente não quiser marcar, anota. Regista na ficha que ficou por marcar e envia-lhe uma mensagem perto da altura em que costuma voltar.

Frase simples para a equipa usar: «Ficou bom assim? Então deixamos já o próximo marcado, para não ficares sem vaga. Sexta à tarde dá-te jeito?»

Medir para saber se está a resultar

Conta, no fim de cada dia, quantos clientes saíram com a próxima marcação feita. Exemplo hipotético: num dia com 30 atendimentos, 12 clientes saíram com nova marcação. A taxa desse dia é 12 ÷ 30 = 40%. Acompanha este número por barbeiro e por semana. Não há um valor certo a atingir. O que interessa é ver se sobe depois de mudares a forma de perguntar.

Se não queres depender da memória de ninguém para os lembretes, o Nevi envia-os automaticamente por email e WhatsApp e, depois da visita, envia também o pedido de avaliação. É uma forma de fechar o ciclo sem trabalho extra ao balcão.

Walk-ins sem rebentar a agenda

Muitos clientes de barbearia ainda gostam de passar e entrar. Recusá-los pode custar receita. Aceitá-los sem regra atrasa quem marcou. As opções mais comuns são estas:

• Só com marcação: agenda previsível, mas perdes quem passa à porta.
• Misto com um barbeiro dedicado: um profissional, ou uma cadeira em certos dias, fica para quem chega sem marcação.
• Janelas de walk-in: deixas blocos livres em horas definidas e anuncias essas horas na montra e nas redes.
• Walk-in só para encaixe: quem chega entra se houver um buraco na agenda e, se não houver, fica com a próxima vaga marcada.

Qualquer que seja a opção, há uma regra que vale para todas: quem entra sem marcação também fica registado na agenda, com nome e contacto. Só assim tens histórico, consegues propor-lhe o próximo corte e sabes quanto do teu movimento vem de walk-ins. Para escolher o modelo certo para a tua porta, vê o guia walk-ins ou só marcações na barbearia. Para preencher as vagas que abrem à última hora, uma lista de espera evita que fiquem cadeiras vazias. Se ainda estás a montar a agenda digital, o artigo agenda online para barbearias explica a configuração.

Equipa e cadeiras alugadas

Numa barbearia com vários barbeiros, cada um deve ter a sua coluna na agenda, com os seus horários e os serviços que faz. Isto evita marcações com quem não está e mostra a ocupação real de cada pessoa.

Quando parte da equipa aluga a cadeira em vez de trabalhar por conta da casa, a gestão muda. Convém deixar por escrito, antes de começar, pelo menos o seguinte:

O aluguer de cadeira tem também implicações fiscais e contratuais que não deves decidir sozinho. Lê o guia sobre aluguer de cadeira num salão e confirma o modelo com o teu contabilista antes de assinar.

Rotina semanal com a equipa

• Olha para a ocupação de cada barbeiro e para a taxa de regresso de cada um.
• Revê as faltas e os atrasos da semana e combina o que fazer com cada caso.
• Fecha as folgas e as trocas de turno com antecedência, para não desmarcar clientes.

Produtos: vender sem empurrar

Pomadas, óleos de barba e champôs são uma receita extra natural numa barbearia, desde que a venda nasça do serviço. O que funciona melhor é simples:

• Usa e mostra. O barbeiro diz que produto usou e porquê, e deixa o cliente experimentar a textura.
• Poucas referências. Uma prateleira curta e bem escolhida vende melhor do que muitas marcas que ninguém conhece.
• Preço visível. Ninguém gosta de perguntar quanto custa.
• Anota na ficha. Se o cliente comprou um produto, fica registado, e na visita seguinte podes perguntar como correu.
• Conta o stock todos os meses. Separa o que é para vender do que é para usar nos serviços, para saberes onde vai o dinheiro.

A venda de produtos tem regras de impostos próprias. Antes de começar, lê vender produtos no salão: IVA, IRS e Segurança Social.

Avaliações: pedir no momento certo

Quem procura barbearia no telemóvel olha para as avaliações. O melhor momento para pedir uma é logo a seguir a um bom serviço, enquanto o cliente ainda está satisfeito.

• Pede de forma direta e pessoal, sem pressão: «Se gostaste, uma avaliação no Google ajuda-nos muito.»
• Envia a ligação por mensagem no próprio dia, para o cliente não ter de a procurar.
• Responde a todas, boas e más, com calma e com o nome da barbearia.
• Nunca ofereças descontos em troca de avaliações positivas.

O passo a passo, com textos prontos a usar, está em como pedir avaliações no Google.

Erros comuns na gestão de uma barbearia

• Deixar a marcação seguinte para o cliente tratar «quando der jeito».
• Atender walk-ins sem os registar, o que faz perder o contacto e o histórico.
• Aceitar barbeiros com cadeira alugada sem nada escrito sobre clientes e agenda.
• Ter uma única agenda partilhada sem colunas por barbeiro.
• Encher a prateleira de produtos sem controlar o que sai.
• Pedir avaliações só de vez em quando, em vez de o fazer sempre.

O que fazer amanhã

1. Combina com a equipa a frase para propor o próximo corte e usa-a em todos os clientes.
2. Começa a contar, ao fim do dia, quantos clientes saíram com nova marcação.
3. Decide e afixa a tua regra para walk-ins.
4. Se tens cadeiras alugadas, revê o que está escrito e o que falta acordar.
5. Escolhe os produtos que vais recomendar e põe o preço à vista.
6. Prepara a mensagem com a ligação para as avaliações e envia-a a todos os clientes do dia.