Ficha de anamnese para estética (modelo grátis)

Como usar este modelo de ficha de anamnese

1. Adapta o cabeçalho: nome do salão ou da empresa, NIF, morada e contacto. A cliente tem de saber quem é o responsável pelos dados.
2. Revê as perguntas em função dos tratamentos que fazes. Uma depilação a cera, uma limpeza de pele e uma massagem levantam questões diferentes: acrescenta as que fazem sentido e corta as que não usas. Para serviços com riscos próprios, junta o consentimento informado desse serviço, por exemplo o consentimento para depilação a laser e IPL.
3. Define o prazo de conservação antes de imprimir e escreve-o no campo próprio.
4. Entrega a ficha antes da primeira sessão, deixa a cliente preencher com calma e revê com ela cada resposta "sim" antes de começar.
5. Atualiza em cada visita: pergunta se algo mudou (nova medicação, gravidez, cirurgia) e anota a alteração na tabela final, com data e rubricas.

Porque precisas de consentimento explícito

As respostas de anamnese (alergias, gravidez, medicação, doenças de pele, diabetes) são "dados relativos à saúde" (art. 4.º, ponto 15, do RGPD), uma categoria especial cujo tratamento é proibido, salvo exceção (art. 9.º, n.º 1). A exceção que um instituto de beleza pode usar é o consentimento explícito da cliente para finalidades específicas (art. 9.º, n.º 2, al. a)). A exceção dos cuidados de saúde (al. h)) pressupõe um profissional sujeito a sigilo, o que uma esteticista não é. Esta é a nossa interpretação, porque a CNPD não publicou orientações específicas para a estética.

Já o nome, o telefone e o email necessários para marcar e prestar o serviço não precisam de consentimento, porque assentam na execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b), do RGPD). Por isso o modelo separa a identificação do bloco de saúde. Tens mais detalhe no guia ficha de cliente e RGPD.

O que torna o consentimento válido

• Tem de ser livre, específico, informado e inequívoco, e dado por um ato positivo claro (art. 4.º, ponto 11, e art. 7.º do RGPD).
• Nada de caixas já assinaladas: é a cliente que marca a quadrícula e assina.
• Tens de conseguir provar que o obtiveste (art. 7.º, n.º 1). Guarda a ficha assinada.
• A cliente pode retirá-lo a qualquer momento, tão facilmente como o deu (art. 7.º, n.º 3). Indica no modelo como o pode fazer.
• A finalidade é concreta: avaliar se o tratamento é adequado e seguro. Não uses estas respostas para promoções nem para mais nada.

Decide também o que fazes se uma cliente não quiser responder. Em tratamentos onde a informação é essencial, o mais prudente pode ser não avançar. Fotografias e promoções são consentimentos diferentes: em vez de os misturares nesta ficha, usa a autorização de uso de fotografias.

Quanto tempo guardar a ficha

Não encontrámos nenhum prazo legal específico para fichas de estética, por isso deves confirmar. Aplica-se a regra geral: vale o prazo fixado por lei ou regulamento; na falta dele, o necessário para a finalidade. Se os dados servirem para provar o cumprimento do contrato, podem ser guardados enquanto não prescreverem os direitos correspondentes. Quando a finalidade termina, a ficha deve ser destruída ou anonimizada (art. 21.º da Lei n.º 58/2019 e art. 5.º, n.º 1, al. e), do RGPD).

Na prática, escolhe um critério (por exemplo, um certo período depois da última visita), escreve-o na ficha e cumpre-o. Uma vez por ano, revê as fichas de clientes que já não aparecem e destrói as que passaram o prazo. Se forem em papel, usa uma destruidora em vez do lixo comum.

Onde e como guardar

A Diretriz 2023/1 da CNPD fixa medidas organizativas e de segurança para quem trata dados pessoais. Para fichas em papel, começa por um armário fechado à chave, fora da receção, a que só tem acesso quem faz os tratamentos. Em formato digital, cada pessoa da equipa deve ter a sua conta e acesso apenas ao que precisa. Se usas o Nevi, podes passar as respostas para a ficha de cliente de cada pessoa em vez de manteres folhas soltas, guardando o consentimento assinado.

Erros comuns

• Juntar saúde, fotografias e promoções num único "aceito".
• Recolher a ficha uma vez e nunca mais perguntar se algo mudou.
• Deixar fichas em cima do balcão ou em pastas abertas.
• Perguntar mais do que precisas: cada pergunta deve ajudar-te a decidir sobre o tratamento.
• Usar a anamnese para fazer diagnósticos. A ficha serve para decidires se avanças ou se encaminhas a cliente para o médico. Os limites estão no guia o que uma esteticista pode fazer.

Antes de usar, adapta ao teu negócio

Este modelo é um ponto de partida, não um parecer jurídico. Adapta as perguntas aos teus serviços, confirma o texto com quem te apoia na proteção de dados e revê-o se a CNPD publicar orientações para o setor. Para informar a cliente sobre os riscos de cada tratamento, vê o guia de consentimento informado em estética.