Ficha de cliente para manicure e pedicure (modelo grátis)

Como usar esta ficha de cliente de manicure e pedicure

O modelo tem seis blocos: identificação, saúde e sensibilidades, estado das unhas e da pele, histórico de serviços, manutenção e consentimentos. Imprime uma folha por cliente ou copia o modelo para o Word e apaga o que não usas. É um ponto de partida, não um documento fechado: adapta os campos aos serviços que fazes e às marcas que usas, e, se tiveres dúvidas, revê o texto dos consentimentos com quem te apoia em proteção de dados.

1. Na primeira visita, preenche a identificação e pede ao cliente que leia e responda ele próprio ao bloco de saúde. No fim, assina e data.
2. Antes de começares, observa as mãos ou os pés e anota o estado das unhas e da pele. Se vires alguma coisa que te faça hesitar, como feridas ou sinais de infeção, escreve o que viste e o que decidiste fazer.
3. No fim de cada serviço, acrescenta uma linha ao histórico: data, técnica, produtos e cor, quem fez e observações.
4. Em cada manutenção, pergunta se houve alterações de saúde desde a última visita e atualiza a ficha.

O que adaptar ao teu negócio

• Técnicas: deixámos opções para manicure, pedicure, verniz gel, gel, acrílico e fibra de vidro. Tira as que não fazes. Para o passo a passo de cada técnica, vê o guia de unhas de gel.
• Produtos: anotar a marca, a referência da cor e, se possível, o lote ajuda a repetir o resultado e a saber que produto foi usado se o cliente tiver uma reação.
• Manutenção: o modelo tem um campo para o intervalo que combinas com cada cliente e para a data da próxima marcação. Não pusemos um intervalo fixo, porque depende da técnica e de cada pessoa.
• Pedicure: se só fazes mãos, apaga a coluna dos pés. Se fazes pedicure, mantém as perguntas sobre diabetes e circulação, que interessam diretamente ao serviço.
• Higiene: esta ficha não substitui o registo de limpeza e esterilização do material. Sobre isso, vê o guia de higiene e esterilização em manicure.

O que diz a lei sobre esta ficha

Identificação e contacto. O nome e o telemóvel de que precisas para marcar e fazer o serviço podem ser tratados sem consentimento, porque são necessários para executar o contrato (RGPD, art. 6.º, n.º 1, al. b)). O NIF, quando o cliente pede fatura com NIF, entra na obrigação legal de faturação (al. c)).

Alergias, medicação, gravidez, diabetes, doenças de pele. São dados relativos à saúde (RGPD, art. 4.º, ponto 15), uma categoria especial cujo tratamento é proibido salvo exceção (art. 9.º, n.º 1). Na nossa leitura, a exceção que um salão de unhas pode usar é o consentimento explícito do cliente para uma finalidade específica (art. 9.º, n.º 2, al. a)). É por isso que o modelo tem uma declaração própria para os dados de saúde, separada das outras e com assinatura.

Esse consentimento tem de ser livre, específico, informado e dado por um ato positivo claro. Caixas já assinaladas não contam, tens de conseguir provar que o obtiveste, e o cliente pode retirá-lo a qualquer momento, com a mesma facilidade com que o deu (RGPD, art. 7.º, n.ºs 1 e 3). Pergunta só o que influencia o serviço.

Fotografias e promoções precisam de autorizações à parte. Para publicar fotos de antes e depois, usa o modelo de autorização de uso de fotografias. Para enviar promoções por email, SMS ou WhatsApp, a regra é o consentimento prévio e expresso (Lei n.º 41/2004, art. 13.º-A, n.º 1). Tens um texto pronto no modelo de consentimento para promoções.

Quanto tempo guardar. Guardas os dados durante o tempo necessário para a finalidade. Quando servirem para provar o cumprimento do contrato, podes guardá-los enquanto os direitos correspondentes não prescreverem. Depois disso, destróis ou anonimizas (Lei n.º 58/2019, art. 21.º). Não encontrámos nenhum prazo legal específico para fichas de manicure, por isso define tu uma regra, por exemplo para clientes que deixaram de vir, e escreve-a no modelo.

Segurança. A Diretriz 2023/1 da CNPD fixa as medidas organizativas e de segurança para quem trata dados pessoais. Em papel, isto quer dizer, no mínimo, guardar as fichas num armário fechado e não as deixar no balcão. Também não encontrámos orientação da CNPD específica para salões e estúdios de unhas. Para o enquadramento completo, lê o guia ficha de cliente e RGPD.

Erros comuns

• Juntar na mesma assinatura os dados de saúde, as fotografias e as promoções.
• Imprimir a ficha com as caixas de autorização já marcadas.
• Preencher o bloco de saúde uma vez e nunca mais o rever.
• Pedir dados que não usas, como a profissão ou a morada completa.
• Deixar as fichas à vista de outros clientes.

O que fazer amanhã

Imprime o modelo, preenche os campos do teu salão no cabeçalho e no bloco de consentimentos e usa-o com o próximo cliente novo. Aos clientes habituais, pede que preencham a ficha na próxima manutenção. Se preferires ter as fichas em digital, ao lado da agenda, o Nevi inclui fichas de cliente. Para organizar o resto do estúdio, vê o guia gerir um estúdio de unhas.