Gerir um estúdio de unhas: manutenções, tempos e higiene

Quatro rotinas que seguram a agenda

Num estúdio de unhas, a maior parte da faturação vem de clientes que voltam com regularidade. Por isso, a gestão diária resume-se a quatro coisas: manter as manutenções marcadas, ter durações na agenda que batem com a realidade, perder pouco com faltas e nunca ficar sem o gel de que precisas. A higiene é a base de tudo isto e é o que a cliente nota primeiro.

Agenda de manutenções: marca a seguinte antes de a cliente sair

A melhor altura para garantir a próxima visita é no fim do serviço, enquanto a cliente ainda está à mesa ou ao balcão. Depois de sair, a marcação fica dependente da memória dela e de uma mensagem que pode nunca chegar.

1. Define o intervalo de cada cliente. O intervalo depende do crescimento da unha, do tipo de serviço e dos hábitos da cliente. Escreve na ficha o intervalo que tu recomendas a essa pessoa, não um valor igual para todas.
2. Propõe duas datas concretas. Em vez de perguntares "quer marcar?", diz "tenho quinta ao fim da tarde ou sábado de manhã". Assim a cliente só tem de escolher.
3. Marca o serviço certo. Manutenção, remoção e aplicação nova ocupam tempos diferentes. Se marcares "unhas" sem mais nada, a agenda fica errada.
4. Se a cliente não quiser marcar, regista a data sugerida. Perto dessa data, envia uma mensagem a lembrar e com um link para marcar.
5. Confirma antes da visita. Um lembrete na véspera, com opção de confirmar ou desmarcar, deixa-te tempo para preencheres a vaga. Vê quando enviar lembretes e o que escrever.

Separar os tipos de serviço na agenda

Decide também a partir de que atraso face ao intervalo recomendado uma manutenção passa a ser tratada como aplicação nova. Quando passa muito tempo, o trabalho aproxima-se de uma aplicação completa. Se a regra estiver escrita, evitas discussões ao balcão.

Para isto funcionar, a ficha de cliente tem de guardar o último serviço, a cor e o intervalo, e os lembretes têm de sair sem tu teres de escrever cada mensagem. No Nevi, por exemplo, a ficha de cliente e os lembretes automáticos por email e WhatsApp tratam deste seguimento.

Tempos reais: mede antes de mudar a agenda

Os atrasos acumulados ao longo do dia quase sempre vêm de durações na agenda que não batem com a realidade. O tempo de preparação, a escolha da cor e a limpeza da mesa também contam, mesmo que ninguém os cobre à parte.

1. Durante um período curto (por exemplo, os próximos 20 serviços de cada tipo), anota a hora de entrada da cliente e a hora em que a mesa fica pronta para a seguinte.
2. Separa os registos por serviço e por profissional. Duas técnicas podem ter ritmos diferentes no mesmo serviço.
3. Calcula a média de cada serviço e compara-a com o tempo que tens na agenda.
4. Ajusta a duração e acrescenta um intervalo fixo para limpar e desinfetar a mesa entre clientes.
5. Cria a decoração e a nail art como serviços extra com tempo próprio, em vez de as encaixares num serviço base.

Exemplo hipotético: se cada serviço passa um quarto de hora do previsto, ao fim de seis serviços ficas com uma hora e meia de atraso (6 × 15 = 90). A última cliente do dia espera e tu sais mais tarde. O método completo para acertar durações e pausas está no guia sobre tempos de serviço e intervalos na agenda.

Faltas e cancelamentos

Numa agenda de manutenções, uma falta deixa uma vaga difícil de preencher em cima da hora e atrasa o ciclo dessa cliente.

• Tem uma política escrita sobre a antecedência para desmarcar e o que acontece em caso de falta. Mostra-a na página de marcações e na mensagem de confirmação. Tens um exemplo pronto a adaptar em como escrever a política de cancelamento e faltas.
• Regista cada falta na ficha. Assim distingues um imprevisto isolado de um padrão e podes pedir sinal só a quem falta repetidamente.
• Mantém uma lista de espera com as clientes que querem antecipar a manutenção. Quando alguém desmarca, já sabes a quem ligar.
• Facilita o desmarcar. Quem consegue desmarcar com um clique avisa mais cedo, e uma vaga avisada é uma vaga que podes voltar a vender.

Exemplo hipotético: com uma manutenção a 25 € e quatro faltas num mês, perdes 100 € de serviço que não consegues recuperar (4 × 25 = 100).

Higiene: o que é lei e o que é boa prática

Convém separar três coisas.

• Regras gerais do local de trabalho. As regras de higiene e segurança dos estabelecimentos comerciais e de serviços constam do Regulamento Geral de Higiene e Segurança do Trabalho nos Estabelecimentos Comerciais, de Escritório e Serviços (DL 243/86, de 20 de agosto), como indica a ASAE.
• Esterilização e material de uso único. Não encontrámos nenhuma norma ou orientação da DGS em vigor específica para manicura e pedicura sobre esterilização ou material de uso único. As orientações para estes espaços eram da pandemia de COVID-19 e não servem como regra geral. Se precisares de certeza para o teu caso, confirma junto das autoridades.
• Recomendações de saúde pública. O INSA aconselha a não partilhar objetos cortantes que possam ter sangue, mesmo seco, e dá como exemplo alguns utensílios de manicura.

Na prática, uma rotina de boa prática inclui:

• limas e buffers usados numa só cliente, ou deitados fora depois do serviço;
• alicates, empurradores e outros metais limpos e esterilizados entre clientes;
• a mesa, o apoio de mão e a lâmpada desinfetados entre serviços;
• lavar e desinfetar as mãos antes de cada cliente;
• um registo diário do que foi limpo e esterilizado, para a equipa seguir a mesma rotina. Podes usar o modelo de registo de limpeza e esterilização.

O detalhe de cada passo está no guia sobre higiene e esterilização do material de manicure.

Stock de géis: controla pelo consumo, não a olho

Ficar sem base, top ou gel construtor a meio da semana obriga a mudar o serviço ou a desmarcar. Ter cores a mais é dinheiro parado na prateleira.

1. Faz a lista do que gastas sempre: primer, base, top, gel construtor, cores mais pedidas, removedor, limas e tips.
2. Define um stock mínimo por artigo. Deve chegar para o consumo durante o prazo de entrega do fornecedor, mais uma margem. Quando chegares a esse número, encomendas.
3. Anota a data de abertura nos frascos e usa primeiro os mais antigos. Guarda-os fechados e longe da luz, conforme as indicações do fabricante.
4. Testa as cores novas com uma unidade antes de comprares a coleção inteira.
5. Faz inventário uma vez por mês e compara o consumo com o número de serviços feitos. Usa a folha de inventário de stock.

Exemplo hipotético: se um frasco de gel construtor custar 30 € e der para 20 aplicações, o custo em produto é de 1,50 € por aplicação (30 ÷ 20). Se o inventário mostrar que o frasco deu para menos, há desperdício ou serviços que não foram registados.

Erros comuns

• Deixar a cliente sair com "depois mando mensagem" em vez de uma data marcada.
• Ter a mesma duração na agenda para manutenção e aplicação nova.
• Não guardar tempo para limpar a mesa entre clientes.
• Tratar como obrigação legal o que é boa prática, ou o contrário, e não ter rotina nenhuma.
• Comprar géis por impulso sem saber o consumo mensal.

O que fazer amanhã

1. No fim de cada serviço, propõe duas datas para a manutenção seguinte.
2. Começa a anotar a hora de início e de fim de cada serviço.
3. Escreve a política de faltas e põe-na na mensagem de confirmação.
4. Imprime o registo de limpeza e deixa-o junto à mesa.
5. Conta o stock de base, top e construtor e define o mínimo de cada um.