Estúdio de pestanas e sobrancelhas: manutenções e consentimentos

O que muda num estúdio de pestanas e sobrancelhas

Num estúdio de pestanas e sobrancelhas, grande parte da agenda são clientes que voltam: manutenções de extensões, novas sessões de lifting, laminação, design ou coloração de sobrancelhas. Também trabalhas junto aos olhos, com adesivos e produtos químicos. Por isso, antes de pegares na pinça, tens de saber o que fizeste da última vez e se houve alguma reação. A gestão assenta em três peças: regras de manutenção claras, uma ficha com o historial e um consentimento bem feito.

Manutenções: escreve a regra antes de abrir a agenda

A manutenção é o serviço que gera mais discussões, porque o trabalho depende do estado em que a cliente chega. Se a regra não estiver escrita, cada profissional decide à sua maneira e a cliente sente-se tratada de forma injusta. Se a regra for igual para todas, a conversa fica resolvida antes de começar.

O que deves fixar por escrito

• Intervalo máximo: até quantos dias depois da última sessão uma marcação conta como manutenção. Escolhe o número com base nos produtos que usas e no que vês no teu estúdio. Não copies o número de outro estúdio.
• O que acontece fora do intervalo: passa a contar como aplicação nova ou como manutenção com suplemento. Escolhe uma das opções e aplica-a sempre.
• Estado mínimo: se a cliente chega com poucas extensões, a sessão passa a aplicação nova, mesmo dentro do intervalo. Diz como avalias isso, por exemplo «menos de metade das extensões».
• Trabalho feito noutro estúdio: decide se aceitas fazer a manutenção. Se não sabes que adesivo e que técnica foram usados, remover e refazer evita misturar produtos que não conheces.
• Remoção: é um serviço próprio, com preço próprio, e não deve ser feita «de borla» no fim de outra sessão.

Como pôr isto na agenda

1. Cria serviços separados: «aplicação completa», «manutenção», «remoção» e «teste de alergia». Nas sobrancelhas, separa «design», «laminação» e «coloração», mais os combinados que realmente vendes.
2. Dá a cada serviço a duração que mediste no teu estúdio. Se trabalhas com mais de uma profissional, a duração pode ser diferente para cada uma.
3. Antes de a cliente sair, marca logo a próxima manutenção, dentro do intervalo que definiste. É a forma mais simples de manter a agenda cheia sem depender de mensagens soltas.
4. Escreve a regra do intervalo na descrição do serviço e na mensagem de confirmação, para a cliente a conhecer no momento em que marca.
5. Envia um lembrete antes da marcação. Vê quando enviar lembretes e o que escrever.

Para os pormenores técnicos do serviço, como a preparação e os cuidados depois da aplicação, vê o guia da extensão de pestanas.

Testes de alergia: o que sabemos e o que tens de decidir

Não encontrámos nenhuma regra legal portuguesa que obrigue um estúdio a fazer testes de alergia (testes de contacto) antes de extensões, lifting, laminação ou coloração de sobrancelhas. Mesmo assim, o assunto não pode ser ignorado. Lê as instruções de cada adesivo, solução de lifting ou tinta que usas. Se o fabricante indica um teste prévio, segue essa indicação e regista que a seguiste. Confirma também com a tua seguradora se a apólice exige alguma prática em particular.

Escreve uma política interna curta com estes pontos:

• Quando fazes o teste: por exemplo, em todas as primeiras sessões e sempre que mudas de marca de adesivo ou de produto.
• Como e com que antecedência: segue o que o fabricante indica para aquele produto.
• O que fazes se a cliente recusar: não fazes o serviço, ou fazes depois de ela assinar uma declaração em como recusou o teste. Decide uma vez e aplica sempre a mesma regra.
• Como registas: data, produto e lote, zona onde fizeste o teste, resultado e nome da profissional que o fez.

Marca o teste na agenda como um serviço próprio. Assim não fica esquecido e a sessão principal só é confirmada depois do resultado.

Consentimento: são dois documentos diferentes

No mesmo papel misturam-se muitas vezes duas coisas diferentes:

• Consentimento para o serviço (consentimento informado): a cliente declara que lhe explicaste o procedimento, os riscos e os cuidados a ter depois, e que aceita fazê-lo. Na prática, serve para provar o que explicaste.
• Consentimento para tratar dados de saúde: as respostas sobre alergias, gravidez, medicação, problemas nos olhos ou doenças de pele são «dados relativos à saúde» (RGPD, art. 4.º, ponto 15, e art. 9.º, n.º 1). O tratamento destes dados é proibido, salvo exceção. No nosso entendimento, a exceção que um estúdio de beleza pode usar é o consentimento explícito da cliente para uma finalidade específica (art. 9.º, n.º 2, al. a), do RGPD).

Para valer, o consentimento tem de ser livre, específico, informado e inequívoco, dado por um ato positivo claro. Caixas já assinaladas não contam. Tens de conseguir provar que a cliente consentiu, e ela pode retirar o consentimento a qualquer momento, com a mesma facilidade com que o deu (art. 4.º, ponto 11, e art. 7.º do RGPD). A CNPD não publicou orientações específicas para estética ou para estúdios de pestanas, por isso estas regras gerais são o ponto de partida.

Lista de verificação do documento

1. Identificação do estúdio e da cliente.
2. Serviço a fazer e produtos usados.
3. Riscos, sinais de reação a vigiar e o que a cliente deve fazer se surgirem.
4. Cuidados a ter depois da sessão.
5. Questionário de saúde, com perguntas objetivas.
6. Resultado do teste de alergia, ou declaração de recusa.
7. Uma caixa separada, por assinalar, para autorizar o tratamento dos dados de saúde, com a finalidade escrita (por exemplo, «avaliar se o serviço é seguro para mim»).
8. Como retirar o consentimento.
9. Data e assinatura.

Tens um modelo pronto a adaptar em consentimento informado para extensão e lifting de pestanas. Em cada visita, pergunta se alguma coisa mudou (medicação nova, gravidez, irritação nos olhos) e regista a resposta.

Fichas de cliente: o que guardar e durante quanto tempo

Os dados de identificação e de contacto necessários para marcar e prestar o serviço podem ser tratados sem consentimento, porque são necessários à execução do contrato (RGPD, art. 6.º, n.º 1, al. b)). Os dados de saúde ficam sujeitos ao consentimento explícito descrito acima.

Prazo de conservação. Os dados guardam-se pelo prazo fixado por lei ou, se não houver, pelo tempo necessário à finalidade. Se forem precisos para provar que cumpriste o contrato, podem ser guardados enquanto os direitos correspondentes não prescreverem. Depois disso, têm de ser destruídos ou anonimizados (Lei n.º 58/2019, art. 21.º). Não encontrámos nenhum prazo legal específico para fichas de estética. Por isso, define tu um prazo, escreve-o e cumpre-o.

Segurança. A Diretriz 2023/1 da CNPD define medidas organizativas e de segurança para quem trata dados pessoais. Na prática: fichas em papel num armário fechado, acesso ao software com uma conta por profissional e nada de fotografias de fichas no telemóvel pessoal. Tens mais pormenores em ficha de cliente e RGPD. Se quiseres deixar o papel, o Nevi junta numa só ferramenta as fichas de cliente, a agenda por profissional e os lembretes automáticos por email e WhatsApp.

Fotografias e promoções

Uma fotografia de antes e depois dos olhos ou das sobrancelhas pode identificar a cliente, e nesse caso é um dado pessoal. Para a publicar precisas de um consentimento específico para essa finalidade (RGPD, art. 6.º, n.º 1, al. a)). O Código Civil protege também o direito à imagem (art. 79.º). Pede este consentimento numa caixa à parte, nunca dentro do consentimento do serviço. Vê como fazê-lo em fotos de antes e depois.

Para enviar promoções por email, SMS ou aplicações semelhantes, onde enquadramos o WhatsApp, precisas de consentimento prévio e expresso (Lei n.º 41/2004, art. 13.º-A, n.º 1). Há uma exceção para clientes, quando promoves serviços análogos aos que já compraram e dás a opção de recusar em cada mensagem (n.º 3). As regras completas estão em promoções por WhatsApp, SMS e email. Não encontrámos fonte oficial que trate expressamente os lembretes de marcação, por isso não metas promoções dentro dos lembretes.

Erros comuns

• Mudar de adesivo e não voltar a testar as clientes antigas.
• Usar uma única assinatura para o serviço, os dados de saúde e as fotografias.
• Guardar o questionário de saúde sem a caixa de consentimento assinalada pela cliente.
• Ter a regra de manutenção só na cabeça, o que leva a discussões na receção.
• Guardar fichas sem prazo definido, para sempre.

O que fazer amanhã

1. Escreve a regra de manutenção (intervalo, estado mínimo, trabalho de outro estúdio) e coloca-a na descrição dos serviços.
2. Lê as instruções dos produtos que usas e escreve a tua política de testes de alergia.
3. Revê o teu consentimento com a lista de verificação acima e separa a caixa dos dados de saúde.
4. Acrescenta à ficha os campos de produto, lote e reação.
5. Define o prazo de conservação das fichas e marca na agenda uma revisão anual.