Gerir um spa ou espaço de massagens: salas, terapeutas e vouchers

A sala é o recurso que manda na agenda

Num cabeleireiro, a pergunta é «quem está livre?». Num spa ou espaço de massagens, a pergunta é dupla: quem está livre e que sala está livre. Se tens mais terapeutas do que salas, ou uma sala com marquesa dupla que só serve para casais, uma agenda organizada só por profissional já não chega. Podes marcar uma massagem com um terapeuta livre e, mesmo assim, ela chocar com outra na mesma sala.

Como contar a capacidade real

Exemplo (números hipotéticos): imagina um espaço aberto das 10h às 20h, com 2 salas e 3 terapeutas que trabalham 8 horas cada um.

• Horas de sala por dia: 2 salas × 10 horas = 20 horas.
• Horas de terapeuta por dia: 3 terapeutas × 8 horas = 24 horas.
• Capacidade máxima de serviço: o menor dos dois valores, ou seja, 20 horas. Sobram 4 horas de terapeuta que não podes vender como massagem enquanto não houver mais uma sala.

Faz esta conta antes de contratar mais um terapeuta. Se o limite já é a sala, mais uma pessoa não traz mais marcações, só mais custo. Nesse caso, compensa mais alargar o horário de uma sala ou libertá-la de tarefas que podem ser feitas noutro lado.

Regras simples para gerir salas

• Dá um nome a cada sala e escreve o que cada uma tem: marquesa dupla, duche, banho de vapor, sauna, ou se é só para tratamentos faciais.
• Associa cada serviço à sala de que precisa. Um ritual com banho de vapor não pode ser marcado numa sala sem esse equipamento.
• Põe o tempo de preparação dentro da marcação: mudar lençóis, arejar, limpar a marquesa, repor óleos e toalhas. Se esse tempo não estiver na agenda, alguém vai receber um cliente numa sala por arrumar. Vê como definir estes intervalos em tempos de serviço e intervalos na agenda.
• Protege a sala de casal: não a ocupes com serviços individuais nas horas de mais procura, ou ficas sem ela quando chegar um pedido para dois.
• Se a tua ferramenta de marcações só tem colunas por profissional, atribui a cada terapeuta uma sala fixa por turno e escreve essa regra onde toda a equipa a veja.

Terapeutas: quem faz o quê e quando

Nem todos os terapeutas fazem os mesmos serviços. Se marcares um serviço com alguém que não o faz, o cliente perde a viagem e tu perdes a confiança dele.

• Faz uma tabela terapeuta × serviço. Só se marca cada serviço com quem o faz. Revê a tabela sempre que alguém termina uma formação nova.
• Planeia pausas fixas entre blocos de massagens. É um trabalho físico. Uma agenda cheia sem paragens acaba em atrasos ao fim do dia.
• Regista as preferências na ficha de cliente: se prefere ser atendido por um homem ou por uma mulher, a pressão que gosta, as zonas a evitar e as reações a óleos ou cremes.
• Distribui as horas de mais procura de forma justa entre a equipa. Num modelo à comissão, quem fica sempre com as horas mortas acaba por sair.

Marcações de casal sem confusões

Uma marcação de casal precisa de três coisas ao mesmo tempo: dois terapeutas e uma sala dupla. Se faltar uma delas, não há marcação.

1. Cria o serviço de casal como serviço próprio, em vez de marcares duas massagens individuais à mesma hora. Assim, ninguém vende metade do horário a outra pessoa.
2. Bloqueia os dois terapeutas e a sala na mesma marcação. Se mudares a hora, mudas tudo de uma vez.
3. Pede os dados das duas pessoas, não só de quem marcou. Cada uma pode ter contraindicações ou preferências diferentes.
4. Decide por escrito o que acontece se só uma pessoa aparecer: se faz a massagem sozinha, se paga o serviço completo ou se há reagendamento.
5. Envia o lembrete às duas pessoas sempre que for possível.

As condições que escreves antecipadamente (taxa de cancelamento, o que acontece se faltar uma pessoa) são cláusulas contratuais gerais. Têm de ser comunicadas por inteiro e com antecedência. Se não o forem, consideram-se excluídas do contrato, e és tu que tens de provar que as comunicaste (DL 446/85, arts. 5.º e 8.º, al. a)). Uma taxa só é defensável se for proporcional ao prejuízo, por exemplo o tempo de sala e de terapeuta que ficou por aproveitar (art. 19.º, al. c)). Para redigir o texto, usa o guia da política de cancelamento e faltas.

Vouchers de oferta: o que escrever e como controlar

Os vouchers são uma grande parte das vendas de muitos spas, sobretudo em épocas de presentes. Também são uma fonte frequente de discussões ao balcão. Não encontrámos nenhuma norma portuguesa que fixe um prazo mínimo de validade para vales de oferta. O Portal do Consumidor também não tem orientação publicada sobre o tema. Na prática, a validade é a que tu fixares e comunicares ao cliente. Como é uma condição escrita antecipadamente, aplicam-se as mesmas regras de comunicação do DL 446/85 referidas acima. Escreve-a no próprio vale e diz-a no momento da compra.

O que deve constar em cada voucher

• Código único (para não haver dois vales iguais).
• Serviço concreto ou valor em euros.
• Data de emissão e data de validade.
• Se é preciso marcar e com que antecedência.
• Se o serviço é individual ou de casal.
• Se pode ser trocado por outro serviço e o que acontece à diferença de preço.

Controlo dos vouchers vendidos

Mantém uma lista com o código, a data de venda, o valor, o estado (por usar, marcado, usado) e a data de utilização. Quando o cliente marca, anota o código na marcação. Quando o serviço é feito, marca o vale como usado. Assim evitas que o mesmo vale seja usado duas vezes. Confirma com o teu contabilista em que momento deves emitir a fatura do vale. Tens mais detalhes em vales de oferta no salão e um modelo de vale de oferta pronto a usar. Se quiseres ter os vales, os packs de sessões e as marcações online no mesmo sistema, o Nevi junta essas três coisas.

CAE: 96230, 86950 ou 86993?

Desde 1 de janeiro de 2025 aplica-se a CAE-Rev.4 (DL 9/2025, de 12 de fevereiro, arts. 7.º e 8.º). Os centros de bem-estar estão na Secção T, divisão 96, grupo 962. Na Rev.3 estavam na Secção S, por isso confirma se os teus documentos antigos ainda têm o código antigo. Segundo as notas explicativas do INE, a divisão faz-se assim:

Ou seja, para a CAE, o shiatsu e a massagem tailandesa não são «massagem de spa». Ficam na divisão 86, que corresponde às atividades de saúde. Se o teu espaço faz massagem de relaxamento e também shiatsu, ou trabalha com prescrições médicas, fala com o teu contabilista sobre como declarar cada atividade antes de abrir ou alterar a atividade nas Finanças.

Se trabalhas a recibos verdes, no IRS a atividade pode ser classificada pela CAE ou pela tabela do art. 151.º do CIRS (Portaria n.º 1011/2001). Essa tabela tem o código 1329 «Massagistas». A comparação com a estética e as unhas está no guia da CAE de estética, manicure e spa.

Preços afixados e preço total antes de marcar

Os preços de qualquer prestação de serviços têm de estar em listas ou cartazes afixados de forma visível no local onde os serviços são prestados (DL 138/90, art. 10.º). Antes de o cliente contratar, tens de lhe dizer o preço total, já com taxas e impostos (Lei 24/96, art. 8.º, n.º 1). Num ritual com extras (esfoliação, banho, aromaterapia), mostra o preço final e não só o preço base. Vê o que tem de estar afixado em afixar preços e horário no salão.

Erros comuns

• Marcar por terapeuta sem confirmar se há sala, e ter dois clientes à porta da mesma sala.
• Marcar uma massagem de casal como duas marcações soltas, que depois se desencontram quando uma é alterada.
• Vender vouchers sem validade escrita, ou com condições que só aparecem na hora de os usar.
• Não ter uma lista de vales emitidos e só descobrir um vale usado duas vezes no fecho do mês.
• Declarar 96230 e anunciar shiatsu ou massagem terapêutica sem confirmar o enquadramento.

O que fazer amanhã

1. Faz a conta das horas de sala e das horas de terapeuta da tua semana e vê qual das duas te limita.
2. Escreve, para cada serviço, a sala de que precisa e quem o faz.
3. Cria o serviço de casal como serviço próprio, com a regra para quando só aparece uma pessoa.
4. Revê o texto dos teus vouchers: código, validade, condições de troca.
5. Confirma no teu registo nas Finanças que a CAE é da Rev.4 e corresponde ao que fazes.