Packs de sessões em estética: como montar, vender e controlar

Desconto ou valor: decide primeiro o que o pack vende

Um pack de sessões tem dois objetivos: fazer com que a cliente complete o tratamento e dar-te uma agenda e uma tesouraria mais previsíveis. Se o único argumento for o preço mais baixo, estás a receber mais cedo, mas com menos margem por sessão. Antes de decidires o desconto, precisas de saber quanto te custa cada sessão. O guia como calcular o preço de um serviço explica como chegar a esse número.

Exemplo (valores hipotéticos): imagina um tratamento que vendes avulso a 50 € e que te custa 35 € por sessão (produto, tempo e a parte dos custos fixos). Cada sessão avulsa deixa-te 15 €.

Repara que o «6 + 1» parece pouco generoso, mas é o formato que deixa menos margem: cada sessão sai a 42,86 € (300 ÷ 7) e o total dá 55 € (300 − 7 × 35). Um pack com desconto só compensa se trouxer sessões que a cliente não faria sem ele. Se a cliente já viria seis vezes, perdes 30 € só por lhe dares o desconto.

A alternativa é vender pelo valor e manter o preço por sessão: uma avaliação inicial, um plano escrito com as datas sugeridas, a ficha de evolução e a prioridade na marcação. Escolhe um destes formatos para cada tratamento e não acumules desconto com extras.

Como montar o pack em cinco passos

1. Escolhe tratamentos que se fazem mesmo em série, e não serviços avulsos agrupados à força.
2. Define o número de sessões e o intervalo recomendado entre elas.
3. Calcula a margem do pack com os teus custos reais, como no exemplo acima.
4. Decide a validade em função do intervalo: o número de sessões vezes o intervalo, mais uma folga para férias e imprevistos.
5. Escreve as condições (secção seguinte) antes de pores o pack à venda.

Validade e condições: por escrito e antes do pagamento

Não encontrámos nenhuma norma que fixe um prazo mínimo de validade para packs de sessões. A validade é a que tu fixares e comunicares. Se tiveres dúvidas sobre um caso concreto, confirma com um jurista. O que está na lei é a forma de comunicar as condições.

As condições que redigiste antes e que aplicas a todas as clientes (validade, regra de faltas, transmissão a outra pessoa) são cláusulas contratuais gerais. Têm de ser comunicadas na íntegra e com antecedência. Se houver conflito, cabe ao salão provar que as comunicou. As cláusulas que não foram comunicadas consideram-se excluídas do contrato (DL 446/85, arts. 5.º e 8.º, al. a)). Na prática, se a validade só estava num cartaz atrás do balcão e a cliente diz que nunca a viu, pode não valer.

Antes de contratar, também tens de informar de forma clara o preço total, incluindo impostos (Lei 24/96, art. 8.º, n.º 1). Escreve o valor final com IVA e não apenas o preço por sessão.

O que as condições do pack devem dizer

• O tratamento incluído e o número de sessões.
• O preço total com IVA e a forma de pagamento (de uma vez ou em prestações).
• A validade como uma data concreta («válido até 30/04/2027»), em vez de «6 meses», que deixa dúvidas sobre o início da contagem.
• A regra para faltas e cancelamentos dentro do pack.
• Se o pack pode ou não passar para outra pessoa.
• O que acontece se a cliente tiver de interromper o tratamento, por exemplo por indicação médica (suspensão, troca por outro serviço ou outra solução que definas).

Para provar que as condições foram comunicadas, entrega-as em papel para a cliente assinar ou envia-as por email ou WhatsApp antes do pagamento e guarda essa mensagem. A lógica é a mesma dos vales de oferta, que tratamos em vales de oferta: validade e regras.

Controlo das sessões usadas

A maior parte dos conflitos com packs acontece porque a cliente acha que tem mais sessões do que o salão tem registado. Para evitar isso:

1. Dá um número a cada pack vendido e associa-o à ficha da cliente.
2. Em cada sessão, regista a data, a profissional que a fez e o saldo que fica («sessão 3 de 6, faltam 3»).
3. Pede à cliente que confirme a sessão, com uma rubrica numa folha ou de outra forma que fique guardada.
4. Regista também as faltas que contaram como sessão, com a data e a referência à regra.
5. Uma vez por mês, revê os packs perto do fim da validade e avisa essas clientes enquanto ainda há tempo para marcarem.

Se gerires tudo em papel, guarda as folhas junto das fichas de cliente. Se preferires ter tudo no mesmo sítio, o Nevi junta os packs de sessões, as fichas de cliente e a agenda, o que te poupa uma folha à parte. No guia gerir um centro de estética encontras a organização das salas e das fichas.

Faltas dentro do pack

Uma falta sem aviso numa sessão do pack custa-te o tempo reservado, tal como numa marcação avulsa. As opções mais comuns são estas:

• A falta sem aviso conta como sessão gasta. É a regra mais simples, mas também a mais pesada para a cliente.
• A primeira falta não conta e as seguintes contam. Mantém a boa relação com a cliente e desencoraja que se repita.
• O cancelamento dentro do prazo que definires não conta. Por exemplo, até ao dia anterior. Junta-se bem a qualquer uma das opções acima.

Seja qual for a regra, tem de estar nas condições comunicadas antes do pagamento. Também tem de ser proporcional, porque são proibidas as cláusulas penais desproporcionadas aos danos a ressarcir (DL 446/85, art. 19.º, al. c)). Descontar uma sessão por uma falta é defensável quando o tempo não foi reaproveitado. Fazer perder o pack inteiro por uma falta dificilmente o será. Sobre o limite entre uma taxa razoável e uma cláusula abusiva, lê taxa de cancelamento e de não comparência.

IVA e fatura: no dia em que recebes

Os serviços de estética não constam das Listas I nem II do CIVA, por isso pagam a taxa normal: 23 % no continente, 22 % na Madeira e 16 % nos Açores em 2026 (art. 18.º do CIVA). Há mais pormenores em IVA nos serviços de cabeleireiro e estética.

Quando a cliente paga o pack adiantado, a fatura deve ser emitida em função do recebimento (art. 36.º, n.º 1, do CIVA). A regra prática é emitir a fatura do valor recebido no dia em que recebes, e não sessão a sessão. Nas sessões seguintes não emites nova fatura pelo mesmo valor: apenas registas o consumo.

Exemplo (hipotético): um pack de 270 € com IVA incluído, no continente, corresponde a uma base de 219,51 € e a 50,49 € de IVA (270 ÷ 1,23). Se a cliente pagar em duas prestações de 135 €, emites uma fatura em cada data de pagamento, cada uma com 109,76 € de base e 25,24 € de IVA.

• A fatura simplificada só serve para serviços até 100 € (art. 40.º do CIVA). Um pack acima desse valor exige fatura completa, com os dados da cliente.
• Se estiveres no regime de isenção do art. 53.º do CIVA, a fatura leva a menção «IVA – Regime de isenção» e podes emitir fatura simplificada seja qual for o valor.
• Os elementos das faturas comunicam-se à AT até ao dia 5 do mês seguinte (DL 198/2012, art. 3.º). Os requisitos do programa de faturação estão em faturação no salão com software certificado.

Erros comuns

• Dar desconto num pack que a cliente compraria de qualquer forma.
• Escrever a validade em meses sem uma data de início clara.
• Comunicar as condições só de boca ou depois de a cliente pagar.
• Faturar sessão a sessão um pack que já foi pago adiantado.
• Não registar as faltas que contaram como sessão e não conseguir justificá-las mais tarde.

O que fazer amanhã

1. Escolhe um tratamento em série e calcula a margem de cada formato de pack.
2. Redige uma página de condições com os seis pontos da lista acima.
3. Prepara uma folha ou uma ficha de controlo com o número do pack e o saldo de sessões.
4. Confirma com o teu programa de faturação ou com a tua contabilista como emitir a fatura de um pack pago adiantado.